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Automatização de cálculo de impostos indiretos e retenções

Automatizar o cálculo de impostos indiretos e retenções resolve grandes desafios para sua empresa, economizando tempo e reduzindo erros. Saiba mais no artigo!

O departamento contábil e fiscal das empresas busca a automatização de cálculo de impostos indiretos e retenções há muito tempo. Os sistemas de relatórios financeiros e gerenciais corporativos, na prática, não são projetados para produzir resultados e declarações fiscais e outras entregas importantes previstas pelo setor, mas fornecem os dados financeiros de origem necessários para preparar os cálculos de impostos, isso é na melhor das hipóteses. 

Em termos de processamento de dados e cálculos de impostos indiretos, por exemplo, essa deficiência gera grandes desafios e até prejuízos. O ritmo atual das mudanças tributárias e empresariais aumenta o nível de esforço exigido para atender aos requisitos fiscais e destaca a necessidade de modelos dinâmicos e flexíveis.

Neste artigo, mostramos como e porquê a automatização de cálculo de impostos indiretos e retenções é importante para as companhias. Confira!

A automatização de cálculo de impostos indiretos e retenções permite atender à demanda fiscal, facilitando a gestão  das empresas

O fluxo de novas legislações e regulamentações, além do crescente nível de obrigações e impostos indiretos, é um dos principais fatores que impulsiona a busca pela automatização. Mas existem outros bons motivos para investir na inovação dos processos:

  • Reforma tributária global iminente;
  • Equipes de finanças pressionando por processos mais rápidos e eficientes;
  • Necessidade clara de cortar custos e ser mais adequado ao propósito das organizações;
  • C-levels exigindo mais transparência em tempo real;
  • Demanda dos gestores tributários para apoiar a tomada de decisões mais rápida;
  • Mais tempo necessário para atender demandas extraordinárias para cálculo de impostos indiretos.

Tradicionalmente, as abordagens herdadas para automatização de cálculo de impostos indiretos e retenções incluem esforços para otimizar projetos de planejamento de recursos empresariais (ERP), compra (e implementação) de software tributário de terceiros, criação de aplicativos personalizados e uso de planilhas para preencher as lacunas. 

Esses esforços são categorizados como “lentos para começar e para se mover”. Além disso, muitas vezes, é preciso um grande esforço para acompanhar as mudanças nas necessidades tributárias nos ambientes operacionais das empresas. Mais importante, essas soluções são difíceis de manter, exigindo profundo conhecimento da tecnologia e técnico tributário.

Mas a transformação está acontecendo e será permanente

Muitos setores fiscais estão investindo significativamente em ferramentas de automatização para complementar e otimizar sistemas ERP, bem como outros processos de toda a empresa. Isso porque essas soluções são mais fáceis de construir e manter e, ao mesmo tempo, reduzem a dependência e a sobrecarga de especialistas em tecnologia. 

A capacidade de criar rapidamente modelos de automação poderosos e dinâmicos, usando tecnologias novas e emergentes, trouxe uma mudança necessária na abordagem utilizada para o cálculo de impostos indiretos e retenções. O resultado? Alívio imediato para as empresas. 

Os dias de experimentação se foram e a automação não está mais no limite, já que muitas empresas seguiram esse caminho. Agora, os líderes se diferenciam ao lançar, sustentar e dimensionar um programa com sucesso usando ferramentas de automatização.

Dê o pontapé inicial no seu programa de automatização

Ao iniciar ou continuar sua jornada para automatização de cálculo de impostos indiretos e retenções, considere os métodos usados ​​para garantir o sucesso e a sustentabilidade das soluções a longo prazo. 

É fundamental pensar além de “O que pode ser automatizado?”  Pergunte-se: "Como automatizar com sucesso?" 

A seleção de soluções tecnológicas, design de automação, modelo de governança e manutenção bem definida do sistema pode ter um impacto incrível nas suas operações fiscais e no retorno do investimento (ROI).

Considere os seguintes desafios ao buscar um programa para automatização de cálculo de impostos indiretos e retenções:

Legislações tributárias

  • Monitoramento e complexidade;
  • Inúmeras novas legislações;
  • Necessidade de time dedicado.

Adequação sistêmica

  • Entendimento do Business Case;
  • Testes e releases para a adequação do ERP;
  • Performance do ERP;
  • Prazos para implantação de novas leis tributárias.

Processos internos

  • Cadastros errados;
  • Pouco entendimento fiscal de outras áreas;
  • Lançamentos manuais.

Impactos ao negócio

  • Retrabalho - NFs, apurações e acessórios;
  • Fiscalizações;
  • Multas por documentos.

Além disso, considere os seguintes pontos chaves para um programa de automatização bem-sucedido:

Alinhe os resultados desejados e identifique oportunidades de automação

Revise seu processo tributário atual e identifique os pontos de pressão em que o recurso de automatização de cálculo de impostos indiretos e retenções possa aliviar os esforços manuais. Assim, é possível reduzir o risco financeiro devido a erro humano, liberando os membros da equipe tributária para que eles executem tarefas de maior valor. Alinhe-se com objetivos organizacionais mais amplos e adapte os principais indicadores de desempenho (KPIs) a cada área funcional.

Desenvolva um roteiro com um plano para dimensionar com antecedência

As soluções de automatização de cálculo de impostos indiretos e retenções devem ser escaláveis ​​para permitir que sua organização se adapte às futuras necessidades tecnológicas e processos. 

Portanto, desenvolva um roteiro de tecnologia com escalabilidade em mente. Programe a implementação de soluções identificadas e capture ganhos rápidos para ajudar a gerenciar a execução.

Combine o desafio de automatizar o cálculo de impostos indiretos e retenções com a solução de tecnologia apropriada

Explore todas as soluções de tecnologia disponíveis e entenda suas capacidades. Destilar as tecnologias em algumas ferramentas-chave de foco para o lançamento inicial com a maior chance de sucesso. Considere a flexibilidade e a capacidade dos usuários de negócios para alavancar e manter as soluções de automação.

Desbloqueie o valor da inovação liderada para o usuário final por meio da qualificação

Adotar uma abordagem “liderada pelo usuário” pode capacitar os funcionários fiscais não apenas para crescer como profissionais, mas também para ajudar a realizar a visão futura dos impostos. 

Ofereça oportunidades significativas de qualificação e experiência prática desde o início para equipar seu pessoal com o conhecimento adequado para adotar novas formas de trabalho.

Priorize a governança adequada para ajudar a gerenciar o processo de automatização de cálculo de impostos indiretos e retenções com sucesso

Estabeleça proteções de governança e padrões de melhores práticas no front-end. Envolva as principais partes interessadas desde o início e responsabilize-as pelo sucesso. A adoção de protocolos, no início do processo de automatização, pode melhorar sua capacidade de dinamizar, de forma transparente, e gerenciar riscos em tempos de mudança.

Os executivos tributários devem considerar quais metas definem o sucesso do processo de automatizar o cálculo de impostos indiretos e retenções. É importante reconhecer os objetivos potencialmente em jogo. 

CFOs e executivos seniores se concentrarão em custo, riscos (financeiro e reputacional), número de funcionários, padronização e melhor suporte para iniciativas de C-suite. Os profissionais tributários, por outro lado, estarão mais focados em facilitar seu processo, economizando tempo e reduzindo seus esforços manuais.

Ao pesar as prioridades, os impostos devem estar alinhados com o negócio mais amplo, considerando também a sustentabilidade e a escalabilidade das soluções.

ONESOURCE Determination:  impostos indiretos e retenções são muito mais do que apenas um processo

A preocupação número um para a maioria dos gestores de impostos indiretos é o ritmo e a escala da mudança regulatória. Isso é especialmente verdadeiro para empresas que operam em várias jurisdições com uma ampla variedade de produtos e serviços.

De fato, as equipes de impostos indiretos estão sob grande pressão para garantir o cumprimento de regimes tributários complexos. Mesmo em meio a frequentes atualizações regulatórias, aumento do comércio eletrônico e produtos digitais e potenciais fusões e aquisições. 

Ao mesmo tempo, eles estão lutando internamente com dados deficientes e processos manuais mal equipados para atender às crescentes demandas das autoridades fiscais.

A solução da Thomson Reuters ONESOURCE Determination automatiza o cálculo de impostos indiretos e retenções, dando a você mais tempo para se concentrar em atividades estratégicas e agregar valor ao seu negócio em crescimento.

Construído em tecnologia de nuvem nativa, o ONESOURCE Determination permite que sua empresa calcule automaticamente o imposto sobre vendas em transações com taxas precisas e tributação aplicada. Apoiado por conteúdo confiável, você tem acesso às informações fiscais de que precisa, sem se preocupar em pesquisar manualmente as alterações na legislação tributária ou pagar altas taxas.

Com menos tempo gasto pesquisando taxas manualmente e empurrando ou puxando dados, há mais tempo para focar em onde sua empresa pode ir a seguir. E se você estiver expandindo para outros estados ou aumentando sua linha de produtos, essa complexidade só aumenta, assim como o tempo que leva para resolvê-la.

O ONESOURCE Determination tem o conteúdo mais atualizado em tempo real à medida que as regulamentações mudam, em uma ampla variedade de necessidades comerciais

A proximidade do ONESOURCE Determination com os sistemas de transações oferece aos profissionais tributários o poder de um mecanismo de determinação de impostos em qualquer ponto de transação, em qualquer canal. 

Com a ferramenta, os usuários empresariais obtêm tempos de resposta do cálculo de impostos indiretos e retenções exponencialmente maiores, mantendo o controle total dos dados centralizados.

Características principais ONESOURCE Determination:

  • A mais ampla cobertura disponível de categorias de tributação de produtos, uma estrutura de nuvem centralizada e uma integração perfeita com o suporte à determinação e à conformidade de impostos de ponta a ponta.
  • Integração flexível, conectando-se a diferentes sistemas ERP financeiros, de cobrança e de comércio eletrônico por meio de integrações pré-criadas e personalizadas.
  • Personalização poderosa, garantindo que todas as suas necessidades globais de responsabilidade tributária sejam atendidas com nosso processo proprietário que lida com corporações de todos os tamanhos e alcance geográfico.
  • Informação confiável, reduzindo o risco de erros que podem desencadear auditorias, graças à nossa experiência interna apoiada por processos certificados SSAE 18 e ISAE 3402.
  • Relatórios confiáveis ​​que você precisa para reduzir o risco e garantir que seus cálculos de impostos indiretos e retenções sejam precisos.
  • Redução do tempo, esforço e o risco representados por processos manuais ou soluções desconectadas.

Além disso, você pode aplicar facilmente sua política tributária de forma consistente em toda a sua empresa e colaborar em todas as regiões com nossa solução nativa da nuvem.

Por que escolher a solução ONESOURCE Determination da Thomson Reuters?

À medida que sua empresa cresce, calcular, coletar e relatar para fins de impostos indiretos globais se torna mais complexo. Você deve informar com precisão o imposto sobre valor agregado, imposto especial sobre produção e serviços, vendas e uso, independentemente da frequência com que as taxas mudam.

A solução ONESOURCE Determination permite que as empresas automatizem transações sem a dor de cabeça de gerenciar e manter um gerenciador de impostos interno ou sistema de relatórios. Muitas empresas da Fortune 500 confiam em nossa tecnologia tributária global proprietária há mais de uma década.

Além disso, por estar localizado na nuvem, nosso software de automação fiscal pode ser dimensionado rapidamente para o tamanho do seu negócio por um custo menor.

Integrações poderosas com ERP e aplicativos financeiros

Integre-se aos seus sistemas de negócios, enquanto melhora a maneira como você gerencia os impostos sobre transações globais. Veja os diferenciais da solução ONESOURCE Determination: 

  • Conexão fácil
    Conecte-se perfeitamente ao seu ERP, CRM, POS ou plataforma de comércio eletrônico e outros sistemas de compras para garantir o cálculo consistente de impostos indiretos globais e a conformidade em toda a sua empresa em todo o mundo.
  • API padrão
    Use APIs padrão para conectar o ONESOURCE Determination a fluxos de trabalho, aplicativos ou plataformas de negócios sem a necessidade de implementação de software complexo.
  • Sob medida para você e sua empresa
    Adapte uma integração a um fluxo de trabalho ou processo específico sem interromper os negócios.

ONESOURCE Determination: Gerencie seu programa de automação e acompanhe os benefícios, incluindo ROI

Desenvolva um mecanismo para capturar casos de uso de maneira contínua e um painel de ROI para rastrear economias e benefícios e avaliar resultados. Mais importante, crie um processo contínuo e em tempo real para garantir que você possa ser ágil em sua estratégia, ajustando os modelos de suporte para suas equipes. 

A solução ONESOURCE Determination fornece a capacidade de dedicar recursos rapidamente para modelos de maior impacto e maior prioridade. O próximo passo é implementar uma ferramenta integrada nas abordagens de gerenciamento de projetos, visando preservar o controle sobre as iniciativas de automatização do cálculo de impostos indiretos e retenções. 

Por fim, mantenha o foco muito forte na captura e comunicação dos benefícios obtidos com a solução.

Quer saber mais sobre a solução ONESOURCE Determination? Entre em contato conosco