Na gestão de um departamento fiscal, tarefas repetitivas e manuais consomem tempo e energia dos processos, aumentando os riscos por falhas e erros e potencializando a exposição fiscal.
Mas, para lidar com esses desafios de maneira mais prática, assertiva e eficaz, contar com o suporte de uma tecnologia de ponta a ponta no setor faz toda a diferença.
Com expertise nos processos relacionados às áreas fiscal, tributária e contábil, tecnologia de ponta e domínio dos processos end to end, a Thomson Reuters lançou, recentemente, o Tax Automation. O novo módulo do ONESOURCE deve simplificar e otimizar ainda mais a rotina do departamento fiscal.
Ao automatizar os processos de áreas fiscais/tributárias com uma ferramenta RPA, as empresas se tornam mais produtivas. O uso da solução tecnológica melhora o dia a dia dos profissionais e aumenta a satisfação deles, contribuindo também para o compliance fiscal. Mais tranquilidade, transparência e visão macro para o gestor.
Neste artigo, mostramos como e por que o RPA é tão importante para a automação do departamento fiscal.
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Como funciona um RPA?
Basicamente, Robotic Process Automation (RPA) consiste no uso de software para automatizar tarefas repetitivas de alto volume. Na área tributária, RPA é o sistema usado para criar automações, ou robôs (bots), que são configurados para executar processos repetitivos, como enviar arquivos para portais da autoridade fiscal.
Os bots são escaláveis para aliviar as restrições de recursos e economizar tempo e dinheiro. Os robôs podem realizar um volume muito maior de tarefas do que qualquer humano, operar 24 horas por dia, 7 dias por semana (sem parar por um tempo), além de executarem processos com maior precisão.
Sendo assim, é importante compreender que o uso do RPA para o departamento fiscal não só viabiliza a automação dos processos como também pode liberar a equipe tributária de uma empresa para se concentrar no trabalho de maior valor, como pesquisa ou planejamento e análise.
Para usar o RPA, o ideal é que os processos estejam bem documentados, tenham baixas taxas de erro ou variação e usem dados eletrônicos estruturados. Além disso, ter processos de tomada de decisão que podem ser codificados por regras também é importante.
Por que automatizar a rotina fiscal?
Na rotina do setor contábil, tarefas manuais consomem muito tempo na execução e podem não agregar valor ao negócio. Contudo, elas precisam ser feitas para atender às demandas do governo e dos órgãos regulatórios. Esse esforço é importante e necessário para manter compliance e evitar multas e exposições fiscais.
São vários os riscos das atividades manuais:
- Expõem a empresa ao constante risco de erros por falhas de digitação ou cópia de informações equivocadas ou desatualizadas;
- Sobrecarregam a equipe com trabalho sem valor real levando à subutilização intelectual e à frustração do time;
- Tendem a gerar um número elevado de multas por atraso ou falha na entrega de obrigações acessórias.
Neste cenário, nada melhor do que contar com a ajuda da tecnologia para automatizar as atividades manuais e repetitivas.
O RPA transforma essa realidade, melhorando muito o desempenho do setor fiscal. Ao investir na automação dos processos, a performance dos profissionais melhora, levando, inclusive, a uma mudança no perfil dos colaboradores. Eles passam a atuar de maneira mais estratégica, contribuindo para entregas mais consistentes e de maior valor para os clientes.
Desafios da área fiscal
O uso de uma ferramenta RPA fiscal é estratégico porque oferece ao gestor e aos colaboradores da área acesso a uma série de recursos valiosos. Na prática, a solução facilita o enfrentamento a um conjunto de desafios que precisam ser superados. Veja alguns deles:
- Entrega de obrigação por obrigação;
- Controle de entregas feito manualmente em planilhas;
- Falta de visibilidade sobre a entrega de todas as obrigações;
- Elevado gasto de tempo para a execução das ações operacionais, comprometendo a qualidade;
- Falta de visibilidade das retificações realizadas;
- Organização inadequada com dificuldade na hora de localizar os arquivos entregues e seus protocolos.
Vantagens da automação com RPA
- Aumento da produtividade: sistema de automação permite que o time fiscal trabalhe de forma mais otimizada, usando um ambiente centralizado de gestão;
- Diminui o retrabalho: levando à redução de custos e riscos e também à melhoria de performance, já que o time passa a se envolver com demandas mais estratégicas;
- Garantia de precisão: impacta na redução do número elevado de multas por atraso ou falha na entrega das obrigações acessórias;
- Facilidade na gestão com visão centralizada em dashboards de todas as obrigações que foram entregues, estão atrasadas ou com erros
Automação das Rotinas Fiscais com um RPA completo
Ao optar pelo uso de uma solução RPA, o gestor precisa ter em mente que os processos que seriam feitos manualmente passam a ser executados com mais qualidade dentro do RPA fiscal.
Antes de começar, o primeiro passo é fazer um mapeamento de processos para definir as atividades que passarão a ser automáticas. Vale destacar aqui que essa é uma abordagem que visa à automatização do processo, e não do negócio. Sendo assim, o gestor e seu time têm acesso a um dashboard completo que apresenta todos os processos em andamento, concluídos, a resolver e cancelados.
Essa é uma das principais vantagens de uma RPA Fiscal: o acompanhamento dos processos por meio de dashboards personalizados. Eles facilitam muito a gestão, já que fornecem uma visão centralizada de todas as obrigações que foram entregues, que estão atrasadas ou com erros. Por meio dos dashboards é possível:
- Monitorar processos que foram e que estão sendo executados;
- Identificar possíveis gaps (visão macro e detalhamento do erro);
- Fluxo de atividades agendadas e realizadas.
O RPA fiscal automatiza o processo de geração das rotinas fiscais da solução (importação, relatórios, apuração, gerações de arquivos), otimizando o tempo do analista, eliminando ações repetitivas com redução de até 70% do esforço operacional do usuário.
Consistência de dados
Realiza as validações de dados fiscais, tributários e contábeis importados com validação pré e pós-geração, garantindo o compliance.Realiza as validações de dados fiscais, tributários e contábeis importados com validação pré e pós-geração, garantindo o compliance.
Guias de pagamentos e Validadores
Um dos recursos valiosos do RPA é a possibilidade de garantir a automação do processo de Geração, Pagamento e Contabilização das Guias de Tributos Federais, Estaduais e Municipais por Operação e por Apuração.
Além disso, uma solução RPA fiscal também automatiza todo o processo de validação, assinatura e transmissão em massa dos arquivos nos Validadores do Fisco para entrega de obrigações como: EFD ICMS/IPI, ECD, EFD Contribuições, Gias, entre outros.
Na prática, o RPA garante a transmissão dos documentos para o Fisco. Ele prepara as guias, identifica e se conecta aos validadores correspondentes, emite a guia e devolve o processo finalizado.
No dashboard do RPA, o gestor pode conferir o status desses documentos, com a gestão e o acompanhamento dos processos, inclusive a nível de usuário e de entregas para o município, o estado e o governo federal.
Auditoria e compliance no RPA
Ao usar um RPA, a empresa passa a estabelecer um fluxo orgânico para muitos processos por meio da automatização. Adeus, tarefas operacionais e repetitivas. Boas vindas para a produtividade e a conformidade.
Isso é possível porque a solução RPA garante acesso à automatização e validação eficaz dentro da própria plataforma. A ferramenta possui inteligência para seguir e validar as principais regras de transmissão de maneira prévia, identificando possíveis divergências, facilitando correções e evitando retrabalho, erros e dores de cabeça.
De outro modo, a solução também guarda histórico de validações e resultados.
RPA fiscal otimiza a gestão e garante resultados mais positivos
Com uma solução tributária completa na nuvem, o departamento fiscal passa a ter acesso à tecnologia e expertise para automatizar o cumprimento das obrigações fiscais.
Em síntese, é possível destacar dois ganhos mais do que representativos para o aprimoramento contínuo da gestão fiscal:
- Centralização da informação e visibilidade do processo completo de entrega em tempo real por meio de dashboards;
- Garantia de que os compromissos serão atendidos sem erros e dentro dos prazos.
O uso de um RPA fiscal traz sinergia, aderência e automatização para o setor, estabelecendo um novo fluxo de processos, que gera eficácia, produtividade e compliance. Mais tranquilidade para o gestor e resultados positivos para a empresa.
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