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Como encontrar o melhor software de impostos indiretos para sua empresa

Perguntas essenciais para ajudá-lo a escolher o fornecedor do software certo para o seu processo corporativo de impostos indiretos.

Como você classifica todas as opções e encontra o fornecedor de software certo para automatizar seu processo de impostos indiretos? Use as perguntas abaixo ao avaliar os fornecedores.

O fornecedor de software que fornece a maioria dos itens da lista atenderá melhor às suas necessidades de automação de impostos indiretos.

A sua solução automatiza todo o processo global de impostos indiretos de ponta a ponta?

A tecnologia de impostos indiretos fornece maior valor ao automatizar todo o processo de ponta a ponta. Isso começa com o cálculo de impostos sobre vendas, uso, valor agregado (IVA) e bens e serviços (GST), validação de endereço, atualização automática de taxas e regras, uso de acúmulos de impostos, gerenciamento de certificados de isenção e relatórios dinâmicos do período, até o cumprimento das devoluções prontas para assinatura. 

A sua solução se integra ao seu sistema ERP atual?

A integração com seus sistemas de negócios atuais é algo crítico para garantir cálculos e relatórios de impostos consistentes e precisos.

A sua solução oferece suporte à determinação de impostos globais automatizados em tempo real tanto para transações de compras quanto de vendas? 

Por meio da integração com seu sistema ERP existente, a tecnologia de imposto indireto mais recente permite que os dados e atributos da transação fluam para a solução fiscal. Esses dados são usados para fazer cálculos de impostos consistentes, repetíveis e escalonáveis e até mesmo lançar cobranças e acréscimos de impostos automaticamente no processo contábil.

A sua solução inclui sistemas de informações geográficas que definem jurisdições?

Uma solução robusta de automação de impostos indiretos fornece um método fácil para manter certificados de isenção para os clientes  conforme sua localização. Além disso, a solução sabe quando as isenções se aplicam (ou seja, isenção geral, isenção de produto, varejo, fabricação, etc.).

A sua solução possui a capacidade de “redefinir” o imposto para sistemas de transação sujeitos a erros por meio de um processo em lote programado?

A função “redeterminar” permite que você arquive e remeta com mais precisão suas obrigações fiscais globais, aplicando (reprocessando) sua política fiscal desejada e  tratando transações de um ou vários sistemas de forma consistente, e sem um esforço de integração de sistemas técnicos.

A sua solução fornece acesso fácil para auditar dados e recursos de defesa? Fornece um módulo de relatório gráfico?

O software escolhido deve permitir relatórios de auditoria detalhados a cada mês por meio de portais da web, permitindo que você analise facilmente os resultados fiscais e coloque em prática um processo que facilite o cumprimento da legislação.

A sua solução fornece relatórios robustos, reconciliação e preparação de declaração de impostos?

A solução que você escolher deve executar vários relatórios não estatutários para fins de auditoria, consultas de clientes, gerenciamento e reconciliações. Isso inclui reconciliações de ERP, resumos e detalhamentos para  autoridades fiscais. Assim que a reconciliação estiver concluída, o software deve ser capaz de gerar declarações locais e estaduais prontas para assinatura que podem ser arquivadas ou impressas e remetidas.

A sua solução fornece pesquisas e atualizações fiscais globais contínuas certificadas e em conformidade com os padrões SSAE 18 e ISAE 3402?

Atualizações tributárias contínuas apoiadas por pesquisadores confiáveis com experiência no setor permitem que você fique à frente da legislação tributária global, sem perder tempo em pesquisas e ajustes de código.

Apenas alguns dos “melhores fornecedores de tecnologia” de hoje têm equipes internas compostas de  contadores, advogados tributários e ex-auditores, juntamente com processos de pesquisa tributária certificados anualmente e em conformidade com os padrões SSAE 18 e ISAE 3402. As atualizações de taxas devem ser fornecidas mensalmente, no mínimo. Além das taxas, a tributação do produto, as regras e a lógica também devem ser atualizadas.

Você tem uma solução global baseada em nuvem altamente conceituada ? Você controla e possui sua solução baseada em nuvem? Você tem um plano de  contingência?

Com soluções baseadas na nuvem, sua equipe fiscal e até mesmo outros departamentos podem aumentar a colaboração acessando informações fiscais a qualquer hora e em qualquer lugar.

Além disso, as ofertas de nuvem removem a dependência de equipes internas de TI para manutenção e atualizações. Os data centers em nuvem devem ser classificados no nível 4, que é o nível mais alto com tempo de inatividade mínimo.

Se uma solução de nuvem for alugada, o fornecedor ficará à mercê do provedor da nuvem. Normalmente é melhor ir com um provedor que possui seus próprios data centers em nuvem. E, claro, um plano de  contingência é indispensável.

Suas políticas estão em conformidade e são auditadas com frequência? Eles são aprovados nas auditorias SSAE 18 e SOC anuais?

Ao lidar com as informações confidenciais da sua organização, é essencial que as medidas de segurança apropriadas estejam em vigor. As políticas e procedimentos devem ser certificados por terceiros para garantir que os procedimentos sejam compatíveis com SSAE 18 e ISAE-3402.

Você tem parceria com grandes empresas (Big 4) para implementação?

Da implementação à configuração, seu fornecedor deve ter uma relação de trabalho próxima e uma forte parceria com seus consultores.

Você oferece suporte pessoal, bem como treinamento, documentação e materiais de suporte adequados?

Não importa o quanto você analise os fornecedores em potencial, sempre haverá perguntas após a implementação. Você deve escolher um fornecedor de software de imposto indireto que ofereça suporte contínuo e conveniente. Isso pode incluir suporte prioritário 24 horas por dia.

A sua solução tem escalonamento automático, autocorreção ou tempo de inatividade zero?

O escalonamento automático adiciona recursos automaticamente conforme a demanda aumenta. A autocorreção faz com que os erros graves sejam corrigidos automaticamente ou  remediados rapidamente. Enquanto o recurso “tempo de inatividade zero” fornece atualizações automatizadas do sistema e dos aplicativos de integração. .

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