Entenda como testar seu Planejamento de Continuidade de Negócios

Existem regiões brasileiras em que mais de 60% de empresas devem fechar por conta da crise causada pelo novo coronavírus. Já está registrado que cerca de 600 mil organizações de menor porte devem encerrar suas atividades em definitivo no Brasil e a estimativa é que 27 milhões de companhias não abrirão após o momento difícil enfrentado por toda a América Latina.

Esses dados impactantes ressaltam a importância de contar com testes de Planejamento de Continuidade de Negócios, algo essencial para que a organização tenha sucesso ao alcançar seus objetivos estratégicos - ainda que seja necessário interromper as atividades por determinados períodos.

BCM é a sigla em inglês para Gestão de Continuidade de Negócios ou Planejamento de Continuidade de Negócios. É uma atividade que diminui as chances de um negócio ser impactado por cenários de instabilidade no país em que a empresa está ou mesmo em todo o mundo.

E isso engloba não apenas uma crise de saúde pública como a causada pela Covid-19, mas também acontecimentos regionais, nacionais ou mundiais tão diversos como um ataque cibernético ou incêndios. Ou seja, quaisquer futuros incidentes que comprometam a existência da organização.

Ao planejar testes, é essencial ter mapeadas quais são as ameaças que podem atingir a sua companhia. Por exemplo, para uma empresa que trabalha com turismo, uma crise que impede viagens é crítica. Em outros segmentos o impacto tende a ser menos intenso. 

Em alguns casos reais haverá apoio governamental, como na situação da Covid-19. Em muitos outros, não. 

Priorize os cenários possíveis, considerando o que é obrigatório manter em termos regulatórios, o nível de complexidade das ações realizadas contra o problema e quão crítica a situação seria. Esses são fatores que vão contribuir para que as lideranças ajam com a devida assertividade de acordo com cada situação. 

Um facilitador deve organizar o processo de teste do Planejamento de Continuidade de Negócios, apresentando a situação que os participantes devem superar. Escolha um membro da equipe, por exemplo. Ou, se preferir, invista em um consultor externo. 

Um especialista nesse posto torna o desafio maior por ter aptidão para apresentar reveses durante o jogo, uma vez que tem conhecimento prático e teórico sobre ocasiões similares. 

Os jogadores devem ser um mix de colaboradores de diferentes níveis hierárquicos e áreas. Outros participantes importantes são:

• Pessoas que fiquem responsáveis por documentar o processo “de fora”, tomando nota de problemas encontrados, ações desenvolvidas e descobertas que surgiram durante a atividade. 

• Especialistas em suas áreas que possam avaliar se as atitudes planejadas pelo grupo são eficazes para alcançar os objetivos estabelecidos. 

• Observadores que podem ser consultados pelos jogadores quando estes tiverem dúvidas, a fim de obterem um aprendizado útil a uma eventual situação real no futuro. 

Levando em conta o número de participantes, é interessante também desenvolver grupos representando diferentes segmentos para trabalhar a comunicação entre eles em uma situação adversa.

Diferentes áreas da empresa devem ser envolvidas nos testes a fim de assegurar que ela como um todo está pronta para enfrentar os desafios que eventualmente possam aparecer, como a área de TI, suprimentos e muito mais. Algumas das principais são:

Recuperação da base do negócio

É preciso buscar o básico para que a organização funcione, incluindo o que é necessário na hora de realizar novos planejamentos e recuperar a área de trabalho e as equipes principais.

TI

Contemple a gestão a ser adotada nos casos em que esse serviço fique indisponível tanto por questões internas, como manutenção de infraestrutura, como externas, a exemplo de ataques cibernéticos.  

Fornecedores  

Teste áreas que devem estar atentas a fornecedores externos que contribuem profundamente para a entrega de produtos ou serviços. Nesse caso, é preciso considerar estratégias caso esse stakeholder precise interromper suas atividades.

Gerenciamento de crises 

Exercite a coordenação de um evento de emergência, incluindo trabalhar a comunicação interna e externa em busca de informar sobre a situação da empresa, dirimir dúvidas e limitar danos à imagem. Entender como lidar com notícias falsas é fundamental nesse sentido.

Sem estipular processos e guidelines formalmente, as respostas aos problemas tendem a levar uma companhia a demorar mais para reiniciar suas atividades e causar até mesmo a impossibilidade de reabertura.

Testar sua empresa é um modo de asseverar que a equipe está preparada para as situações previstas e ainda auxilia a descobrir falhas que, em uma situação real, poderiam atrapalhar a recuperação esperada.

Gostou deste conteúdo? Continue lendo o blog da Thomson Reuters, que dispõe de muitas outras informações interessantes para o seu negócio.