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O futuro da gestão tributária: explorando a automação fiscal

Empresas brasileiras dedicam cerca de 1.500 horas anuais ao gerenciamento de tributos e ao cálculo de impostos, conforme revelado pelo estudo Doing Business, realizado pelo Banco Mundial. Para enfrentar essa complexidade, iniciativas como a Reforma Tributária buscam simplificar e modernizar o sistema de arrecadação de impostos no país. Paralelamente, a adoção da automação fiscal emerge como estratégia fundamental para as empresas que desejam superar os desafios deste cenário tributário instável e atender às crescentes exigências de conformidade fiscal.

Neste artigo, aprofundaremos o conceito de automação fiscal, como funciona na prática, benefícios e a interação com sistemas governamentais.

Boa leitura!

O que é automação fiscal?

A automação fiscal refere-se ao uso de soluções de software para automatizar processos tributários dentro das empresas. 

Essas tecnologias visam aumentar a eficiência e assegurar a precisão das atividades que vão desde a coleta de dados fiscais até a geração de relatórios e o cumprimento de obrigações acessórias perante os órgãos governamentais.

Automação fiscal na prática:

Na prática, a implementação da automação fiscal reformula a rotina dos departamentos tributários e otimiza a maneira como algumas tarefas são realizadas. 

Veja alguns exemplos:

1. Coleta automatizada de dados

Com a automação fiscal, a coleta de dados se torna um processo automatizado e abrange uma diversidade de fontes, incluindo ERP, bancos de dados internos, plataformas governamentais e documentos fiscais eletrônicos, como Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) e Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CTe), tudo de maneira integrada.

2. Processamento e análise automatizados

O processamento dos dados coletados também é automatizado em uma rotina fiscal automatizada. Utilizando algoritmos de inteligência artificial e ferramentas de análise de dados avançadas, estas tecnologias podem interpretar vastos volumes de informações fiscais, calcular impostos, identificar tendências e discrepâncias e garantir uma análise mais rápida e acurada.

3. Geração de relatórios fiscais

Na gestão fiscal automatizada, os dados coletados não servem apenas para a criação automática de importantes documentos, como declarações de impostos e balanços fiscais. Eles também são cruciais para produzir relatórios precisos e cheios de informações valiosas. Estes relatórios são essenciais para ajudar na tomada de decisões dentro da empresa, graças à integração e ao cuidado com que os dados fiscais são tratados durante todo o processo. Além disso, essa gestão está sempre em dia com as leis e regulamentos atuais e pode ser ajustada para atender às necessidades específicas de cada empresa. Isso mostra como a automação fiscal é vital não só para manter tudo em ordem com o Fisco, mas também como uma ferramenta estratégica para análises e percepções que estejam em sintonia com as metas da empresa.

4. Cumprimento de obrigações acessórias

A automação fiscal simplifica a gestão de várias obrigações acessórias, abrangendo desde a entrega de declarações fiscais e a emissão de documentos eletrônicos até o pagamento de impostos e a obtenção de certidões negativas. Isso é realizado por meio da programação e automatização dessas tarefas. Além disso, essa tecnologia traz vantagens operacionais significativas. Entre elas, destaca-se a geração automática das obrigações acessórias em diversas esferas, bem como das guias de recolhimento, quando necessário. 

A automação fiscal ainda inclui a funcionalidade de auditar e verificar essas obrigações antes de enviá-las ao fisco, processo que contribui para minimizar a necessidade de retrabalho e reduzir os riscos de penalidades e os custos com possíveis correções, sempre em conformidade com os prazos e normas estabelecidos pelo fisco.

Benefícios da Automação Fiscal:

Com a rotina fiscal automatizada, a empresa conquista uma série de benefícios, entre eles:

  • Eficiência operacional: ao automatizar processos fiscais, as empresas conseguem reduzir significativamente a necessidade de intervenção manual em tarefas repetitivas e de baixo valor agregado. Isso libera recursos humanos para se concentrarem em atividades mais estratégicas como o planejamento tributário.
  • Redução de erros: a automação fiscal mitiga erros comuns em processos manuais, como digitação incorreta de dados ou cálculos equivocados de impostos. 
  • Conformidade fiscal: com sistemas fiscais automatizados, as empresas garantem o cumprimento eficaz das regulamentações fiscais em constante mudança. A automação permite a atualização rápida e precisa dos sistemas de acordo com as novas legislações tributárias, reduzindo a exposição a riscos legais e fiscais.
  • Agilidade e flexibilidade: a automação fiscal proporciona maior agilidade na adaptação sistêmica a mudanças regulatórias e de mercado. As empresas podem ajustar seus processos e sistemas com mais rapidez e assertividade para lidar com novos impostos, obrigações acessórias ou exigências governamentais sem interrupções significativas nas operações comerciais.
  • Monitoramento contínuo e geração de alertas automáticos: desde mudanças em legislações e alíquotas fiscais até a detecção de anomalias nos dados processados. Tal funcionalidade assegura que a empresa permaneça sempre informada sobre aspectos críticos que afetam sua carga tributária e obrigações fiscais, minimizando riscos de penalidades e aproveitando oportunidades de economia tributária.
  • Tomada de decisão estratégica: ao eliminar a sobrecarga de trabalho manual e fornecer dados precisos e atualizados em tempo real, a automação fiscal capacita os colaboradores para a nova realidade fiscal e dá subsídios aos gestores para tomar decisões estratégicas, acuradas e com embasamento legal. Isso ajuda as empresas a identificarem oportunidades de economia fiscal, mitigar riscos e otimizar a eficiência operacional.

Integração e colaboração no ecossistema Fiscal: papéis e responsabilidades de empresas, governo e fornecedores de softwares

Obrigações fiscais representam os deveres que as empresas precisam cumprir perante o governo, isso inclui a geração e o envio de documentos eletrônicos com dados tributários relevantes. 

Neste contexto, a integração dos softwares fiscais utilizados pelas empresas com os sistemas governamentais é fundamental para o cumprimento dessas obrigações. 

Assim, para compreender a dinâmica e a eficiência dessa interação, é crucial entender o papel desempenhado por cada uma das partes envolvidas neste processo. 

Veja a seguir:

Papel das empresas:

Como principais agentes econômicos, as empresas – ou contribuintes – têm a responsabilidade de assegurar que suas operações estejam em plena conformidade com as normas tributárias estabelecidas. A seguir, detalhamos as responsabilidades fundamentais das empresas neste contexto:

  • Emissão de documentos fiscais: emissão de documentos como notas fiscais eletrônicas para comprovar transações e permitir a fiscalização governamental da arrecadação tributária. 
  • Cumprimento das obrigações tributárias: responsabilidade pela correta apuração e recolhimento de impostos e contribuições conforme a legislação, para evitar penalidades.
  • Manutenção de registros contábeis e fiscais: organização e manutenção de registros financeiros e comerciais para apuração de impostos e auditoria governamental.
  • Prestação de contas: apresentação periódica de declarações fiscais e contábeis detalhando atividades econômicas e tributos pagos, permitindo a verificação governamental.
  • Atendimento às solicitações e fiscalizações do governo: disponibilidade para fornecer informações, documentos e acesso para fiscalizações e auditorias.
  • Observância às regulamentações setoriais: cumprimento de regulamentações e obrigações fiscais específicas do setor de atuação da empresa.

Papel do Governo:

O governo atua como regulador e facilitador no contexto da automação fiscal, desempenhando papéis cruciais para assegurar a conformidade e eficiência no ecossistema tributário. Suas principais funções incluem: 

  • Estabelecimento de regulamentações fiscais: criar, atualizar e esclarecer as regulamentações fiscais sob as quais as empresas operam, definindo claramente os requisitos para a emissão, arquivamento e transmissão de documentos fiscais eletrônicos, bem como o cálculo e pagamento de impostos.
  • Padronização de formatos e processos: para assegurar a interoperabilidade entre os diferentes sistemas utilizados por empresas e a administração tributária, o governo estabelece padrões técnicos para formatos de documentos (como o XML para NF-e) e protocolos de comunicação segura.
  • Fiscalização e aplicação das regulamentações: além de estabelecer regras, o governo monitora o cumprimento destas através de auditorias e inspeções, aplicando penalidades em casos de não conformidade, o que ressalta a importância de uma automação fiscal eficaz e conforme às normas.

Papel dos fornecedores de softwares fiscais

Paralelamente, os fornecedores de software fiscal têm a tarefa de traduzir essas regulamentações e padrões em soluções tecnológicas práticas que permitam às empresas cumprir suas obrigações fiscais de maneira eficiente e segura. Suas responsabilidades incluem:

  • Desenvolvimento de soluções tecnológicas: projetar, desenvolver e oferecer sistemas de automação fiscal que integram as operações empresariais com as exigências governamentais, facilitando desde a emissão de documentos fiscais eletrônicos até a apuração e pagamento de impostos.
  • Atualização e manutenção das soluções: garantir que as soluções de software estejam sempre atualizadas com a legislação tributária vigente, adaptando-se às mudanças regulatórias e corrigindo quaisquer falhas que possam comprometer a conformidade fiscal ou a eficiência operacional.
  • Suporte e treinamento: fornecer não apenas as ferramentas, mas também o conhecimento necessário para que as empresas utilizem essas soluções da forma mais eficaz possível, através de suporte técnico qualificado e programas de treinamento detalhados. 

Ou seja, a relação entre empresas, governo e fornecedores de softwares fiscais revela a importância da colaboração e da comunicação contínua para o sucesso do sistema tributário. 

A integração eficaz das soluções de automação fiscal com os sistemas governamentais não apenas simplifica e torna mais transparente o cumprimento das obrigações fiscais, mas também contribui para uma maior eficiência operacional das empresas e para a arrecadação de tributos de forma mais eficaz e justa. Trata-se de um excelente exemplo de como a cooperação e a integração tecnológica podem beneficiar todos os envolvidos, promovendo um ambiente de negócios mais estável, previsível e propício ao crescimento econômico. 

Ferramentas da Thomson Reuters para automação fiscal:

A Thomson Reuters, reconhecida globalmente por seu compromisso com a inovação tecnológica e a excelência em informação, oferece um conjunto de soluções avançadas destinadas a otimizar a gestão fiscal das empresas. 

Essas soluções são projetadas para abordar os desafios específicos da complexa legislação tributária brasileira, proporcionando eficiência, conformidade e insights estratégicos. 

A seguir, detalhamos cada uma dessas soluções e como elas contribuem para a modernização e eficiência da automação fiscal.

ONESOURCE DFe (Documentos Fiscais Eletrônicos)

O ONESOURCE DFe é uma solução robusta que automatiza integralmente a emissão, gestão e armazenamento de documentos fiscais eletrônicos, incluindo a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), entre outros. Esta ferramenta em Cloud integra-se aos sistemas da empresa e assegura que as empresas permaneçam em conformidade com as regulamentações fiscais, simplificando a emissão obrigatória e recepção de documentos fiscais de seus fornecedores.

ONESOURCE Brasil Integration

A solução ONESOURCE Brasil Integration é projetada para promover a integração fluida de dados entre sistemas distintos, como ERPs (Enterprise Resource Planning) e sistemas legados, com o Tax One. Este integrador desenvolvido pela própria Thomson Reuters otimiza o processamento e trata o dado fiscal antes da entrada na Solução Fiscal, facilitando a apuração de impostos e a entrega de obrigações acessórias com precisão e eficácia. Ao minimizar a necessidade de entrada manual de dados, essa solução reduz significativamente a margem de erro e melhora a eficiência operacional das empresas.

Tax Automation

O Tax Automation da Thomson Reuters representa a evolução da automação fiscal, cobrindo todo o ciclo da rotina da área, desde a integração de dados a partir do ERP até a geração de guias de pagamento de impostos na Solução Fiscal. Este Add On acoplado ao Tax One automatiza a importação de documentos, a apuração de impostos, a geração de obrigações acessórias e a emissão de guias de pagamento, promovendo uma gestão fiscal mais ágil e reduzindo a dependência de processos manuais. 

Conclusão

O futuro da gestão tributária vai além do pagamento eficiente de impostos, que constitui a base do processo. O real progresso vem de uma atitude proativa, enfatizando a importância do planejamento tributário e do desenvolvimento de estratégias inovadoras para diminuir a carga de impostos. 

Essa estratégia inclui o uso inteligente de recursos para tirar o máximo proveito dos benefícios fiscais e incentivos oferecidos. 

Em suma, a gestão tributária está se transformando em uma área de liderança estratégica focada em prever oportunidades, minimizar riscos e impulsionar de forma significativa o crescimento sustentável e a saúde financeira da empresa.

Neste cenário, a adoção da automação fiscal não é apenas um investimento em tecnologia, mas um compromisso com a evolução e um passo em direção a um futuro em que a excelência operacional e a inovação andam de mãos dadas.

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