O Comércio Exterior nas PME’s: Boas práticas na gestão de conteúdo em operações que envolvem prestadores de serviço

Autores:

Angela Santos
Consultora Sênior de Comércio Exterior – Global Trade Management
Thomson Reuters – Brasil

Rodrigo Diaz
Gerente de produto – Global Trade Management
Thomson Reuters – Brasil

 

O Brasil possui várias características favoráveis para o Comércio Exterior, como a sua extensão territorial e a forte capacidade produtiva. De acordo com os dados da balança comercial divulgados pelo Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior (MDIC), 2017 apresentou superávit recorde, ou seja, o volume de exportações superou o das importações, no melhor desempenho dos últimos 29 anos.

Estes números também mostram que o Brasil passa por uma fase de fomento do setor de exportação, onde muitas empresas, principalmente as pequenas e médias (PME’s), tem buscado uma diversificação comercial para os produtos originados no país. Na prática, elas procuram desvincular-se da instabilidade de um mercado único e aumentar as suas perspectivas de negócios. Além disso, o Portal Único de Comércio Exterior, com a implantação da Declaração Única de Exportação (DU-E), busca simplificar e desburocratizar o processo de exportação, a qual estará 100% em funcionamento no segundo semestre de 2018.

Contudo, a internacionalização das empresas requer importantes diferenciais na sua organização para garantir o compliance dos negócios. As várias alterações regulatórias por mês, somadas aos investimentos do Governo em processos e sistemas informatizados para o acompanhamento das operações nas empresas representam desafios constantes para o segmento.

Todo este contexto exige uma atuação dedicada no que diz respeito ao atendimento das obrigações legais e, considerando que muitas empresas pequenas e médias estão atuando no mercado internacional pela primeira vez, é natural que não estejam habituadas a estas regras e sintam-se inseguras antes de explorar os benefícios do comércio exterior.

Esta falta de conhecimento, não somente sobre as obrigações legais, mas também com relação às demais práticas do comércio exterior, não precisa necessariamente representar um obstáculo para a atuação internacional, pois existem vários tipos de prestadores de serviços, como despachantes, agentes de transporte, entidades de classe, entre outros, que podem apoiar a empresa no seu processo de internacionalização, prática comum no mercado brasileiro.

Porém, o que muitas empresas não consideram neste momento é que, apesar da utilização de prestadores de serviço ser uma prática comum, mesmo nestas situações é imprescindível o acompanhamento sobre as informações que estão sendo registradas pelo terceiro, já que a responsabilidade final sobre as informações será do importador ou exportador, assim como possíveis multas e outras penalidades.

Além disso, para que o prestador de serviços possa registrar as operações corretamente, ele depende das informações que devem ser fornecidas pelo importador ou exportador, e um simples erro de digitação nesta comunicação pode acarretar no atraso de uma importação devido ao registro incorreto dos seus dados, entre outras dificuldades.


Por fim, a operação de importação apresenta uma dificuldade adicional no momento do recebimento da mercadoria, pois mesmo que toda a operação tenha sido efetuada por um despachante, a nota fiscal de entrada deve obrigatoriamente ser emitida pelo importador, o que leva às dificuldades comuns deste processo, com a conversão dos valores da declaração de importação e definição da proporcionalidade das despesas entre os diversos produtos envolvidos. Por mais que muitos despachantes auxiliem provendo as informações de maneira bem detalhada, a diversidade de sistemas de gestão utilizados pelos importadores e suas particularidades sempre apresentam dificuldades e riscos na entrada das informações, por ser um trabalho manual.

Quando ocorrem erros no processo seja de importação ou exportação, os prejuízos são inevitáveis. Além dos financeiros, temos os operacionais, como a não liberação da carga que pode ocasionar, por exemplo, na paralisação em linhas de produção, bem como a não entrega no prazo para o cliente, o que compromete a imagem e credibilidade da empresa.

Dentre os erros mais comuns estão os de classificação fiscal de mercadorias,  o não atendimento a tratamentos administrativos e ainda a declaração de informações de forma errôena. Em todas as situações citadas existe previsão no Regulamento Aduaneiro (Decreto nº 6.759/2009) com severas multas, normalmente sobre o valor aduneiro da mercadoria.

Outro ponto que não pode ser esquecido, além dos cuidados com a informação detalhada e atualizada para evitar possíveis penalidades é estar atento as possibilidades de usufruir dos regimes aduaneiros especiais existentes, principamente para aquelas empresas que tem como objetivo à exportação. Uma vez que, a maioria dos regimes tem como premissa incentivar à exportação, por meio da suspensão dos tributos que envolvem a aquisição de mercadorias/insumos tanto no mercado interno como externo que são utilizados nos processos de industrialização do bem a ser exportado.

Porém, é possível manter uma operação de comércio exterior confiável e segura mesmo quando parte desta operação é delegada a um prestador de serviços, fazendo uso dos benefícios oferecidos por este profissional e ao mesmo tempo mantendo o controle da operação e automatização das tarefas que competem ao importador ou exportador. Para isso, é importante possuir controles que possibilitem a avalição dos processos com relação à legislação vigente e automatizem a comunicação com o prestador de serviços.

Na Thomson Reuters, em nossas soluções para gestão de comércio exterior, buscamos auxiliar os nossos clientes a superar este desafio por meio de ferramentas de conteúdo, que possibilitam visualizar, durante o fluxo de trabalho, todas as regras vigentes para o tipo de operação a ser efetuada antes mesmo de contatar o prestador de serviços, auxiliando na definição dos objetivos legais a serem cumpridos e na avaliação de custos da operação, por meio das informações atualizadas sobre tributação. Também com soluções para os principais regimes aduaneiros especiais como RECOF-SPED e Drawback, auxiliando os clientes desde a concessão até a extinção do regime, que se dá na maioria com a efetiva exportação do bem.

Além disso, por meio de integração com o software de gestão do despachante, é possível automatizar a troca de informações, seja no momento do direcionamento da demanda (compartilhando dados do processo), passando pela gestão financeira, com os envios de adiantamentos (numerários) e posterior prestação de contas e finalizando com a entrada da mercadoria, com recebimento e cálculos automáticos para a emissão da nota fiscal, garantindo a acurácia das informações trocadas por meio da eliminação da necessidade de digitação manual destas informações.

O uso destes tipos de controle possibilita aos importadores e exportadores manter uma relação produtiva com seus prestadores de serviços, obtendo o máximo de benefícios desta relação e ainda assim garantindo o controle e compliance das operações. Adicionalmente, manter um processo ágil nesta área permitirá direcionar seus esforços para outras necessidades, como a busca de clientes e fornecedores no mercado internacional ou formas de aprimorar seus produtos e obter cada vez mais benefícios com o comércio exterior.

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