O processo de tomada de decisão para a compra de um novo sistema complexo pode ser longo e complicado, pois as organizações pesquisam novas e melhores maneiras de realizar seus negócios.
Tendo tomado a decisão de compra, a implementação da nova solução é igualmente crítica. Afinal, se a empresa acertar nesse processo irá colher rapidamente os benefícios de um fluxo de processos mais inteligente, aumentando o ROI da nova solução.
O fato é que o sucesso na implementação de um novo sistema para os processos de comércio exterior depende de um planejamento minucioso. Assim, é possível evitar que a nova solução cause dores de cabeça antes mesmo de ser usada.
Neste artigo, mostramos como conduzir a jornada de implantação de um sistema de comércio exterior de maneira assertiva.
O segredo é adotar uma perspectiva de processo de negócios, em vez de funcional, garantindo que todos os setores e profissionais sejam beneficiados pela integração do processo de ponta a ponta.
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ONESOURCE Global Trade: confiança e segurança no processo de Comex
O ONESOURCE Global Trade é uma solução verdadeiramente global, que simplifica todo o processo de comércio exterior, automatizando tarefas rotineiras. Dessa maneira, os profissionais da área passam a atuar focados na gestão das operações.
Com a solução realmente global da Thomson Reuters, sua empresa pode alcançar um novo nível de precisão, conformidade e eficiência, além da diminuição de tempo e custos nos processos de comércio exterior.
Contudo, para garantir esse conjunto de benefícios, é fundamental que os profissionais de tecnologia da informação (TI) e de comércio exterior estejam alinhados nas etapas de planejamento e de implementação do software.
Afinal, como garantir uma implementação sem dores de cabeça?
Para orientar os profissionais de TI e de comércio exterior, que devem trabalhar juntos neste tipo de projeto, apresentamos o passo a passo ideal de implantação:
1. Planejar a implantação
Antes de começar, investir um tempo na definição de um plano com etapas claras, cronograma e resultados esperados é fundamental. Dessa maneira, tanto os profissionais de TI quanto o time de comércio exterior podem acompanhar cada etapa da jornada, contribuindo para o sucesso da implantação.
2. Garantir o envolvimento das partes interessadas
A adesão das principais partes interessadas é fundamental, e é importante que eles reconheçam que é um sistema de negócios, não de TI, que está sendo implementado.
Além disso, outro aspecto importante é a compreensão de que o sistema em si não equivale a benefícios de negócios; estes são derivados apenas do uso correto da ferramenta.
Tendo identificado as partes interessadas (de funcionários seniores a usuários-chave), lembre-se de que eles precisam ser incluídos em um processo de gerenciamento de mudanças da organização que seja sustentado por uma estratégia de comunicação robusta.
3. Verifique os recursos disponíveis para o projeto
A quantidade de tempo necessária para a implementação de um sistema é, geralmente, maior do que a capacidade do recurso existente da organização.
Isso exige que, antes da implementação, a empresa verifique como irá garantir que tenha os recursos suficientes - em termos de tempo e de conhecimento adequado - para o projeto. De outro modo, vale pensar também nas parcerias que podem ajudá-lo a entregar o resultado final.
Neste contexto, os profissionais devem ter tempo especificamente dedicado ao projeto, em vez de tentar completá-lo junto com as cargas de trabalho existentes.
4. Adote uma abordagem holística
Quaisquer outras estratégias de negócios, que estejam sendo seguidas – desde o lançamento de um novo projeto até a aquisição de outra empresa –, precisam ser levadas em consideração na implementação do novo sistema. Isso garante que o resultado final seja adequado à finalidade e à prova de futuro.
5. Avalie os resultados ao longo do ciclo de vida do projeto
Os pontos de verificação ao longo do projeto permitem que os resultados sejam medidos em relação aos KPIs originais. Desse modo, qualquer obstáculo inesperado será tratado antes que se torne um problema real.
6. Insista na transparência
Transparência é a palavra-chave para o sucesso da implantação do sistema. Seja em um processo de auditoria interna ou externa, a condução do projeto deve ser feita sem nada escondido de nenhuma das partes, seja o progresso até a data ou as previsões de conclusão.
Isso permite que todos os envolvidos tenham a mesma compreensão do status do projeto. Sem surpresas, todas as equipes têm a oportunidade de fornecer o nível certo de suporte durante toda a implementação.
7. Gerenciar dados
Todos os novos sistemas têm requisitos de dados obrigatórios, como campos específicos em um registro mestre de cliente. No entanto, é altamente provável que haja discrepâncias significativas entre o que existe dentro do sistema legado e as demandas da nova solução que está sendo implementada.
Geralmente, é na migração de dados, em vez da implementação de tecnologia em si, que os projetos complexos falham. Portanto, é essencial entender os requisitos de dados do novo sistema desde o início do processo. Com essa compreensão, o time de TI terá tempo suficiente para limpar os dados legados e garantir que o novo sistema esteja adequado ao propósito desde o primeiro dia.
8. Selecione um parceiro apropriado
É importante entender o que é exigido do parceiro para implementação e o porquê, buscando confirmar se ele tem as pessoas e os processos certos para atender a esses critérios.
Para se certificar sobre as habilidades previamente requisitadas de um fornecedor de sistema para Comex, você pode buscar por referências de clientes, conversas pessoais com pessoas-chave que trabalharão no projeto, bem como um exame cuidadoso das metodologias e abordagens que serão usadas.
Habilidade e criatividade não devem ser confundidas com a execução do projeto, portanto, os parceiros devem ter um histórico de entrega. Novamente, as referências de clientes, assim como um modelo comercial que premia o sucesso e incentiva a entrega bem-sucedida, são fundamentais para analisar o potencial do parceiro.
Finalmente, o fit cultural é outro aspecto importante. Novos sistemas não trazem benefícios de negócios no vácuo – eles exigem uma boa relação de trabalho entre todas as partes envolvidas na implementação. Uma equipe unida sempre entregará melhores resultados do que uma dividida.
9. Comemore o sucesso
Reconhecer as partes interessadas, os envolvidos no projeto e que o negócio é um lugar melhor como resultado é importante e garante que os benefícios esperados sejam alcançados. Isso requer que haja uma imagem clara do que é bom.
As organizações que planejam o sucesso do projeto são recompensadas com sistemas que ajudam suas operações a serem menos dispendiosas e mais eficientes, ao mesmo tempo em que se concentram nas necessidades do cliente. Em outras palavras, o sucesso na implementação de um sistema de Comex garante que um negócio simplesmente 'funcione melhor' e gere resultados mais positivos.
ONESOURCE Global Trade: integração, automatização e conteúdo fazem a diferença
Ao pensar em todas as etapas de implantação de um sistema de comércio exterior, é normal que o gestor de TI fique em dúvida. E ele pode se indagar: “Será mesmo que esse sistema pode transformar a rotina do departamento e da empresa?”. Mas é claro que sim.
O ONESOURCE Global Trade é uma solução completa que integra departamentos e parceiros de comércio e logística, otimizando os tempos em cada etapa do processo e automatizando tarefas operacionais para atender às necessidades de:
- Compliance;
- Rastreabilidade da importação;
- Apontamento de atrasos;
- Cálculo dos custos previstos e reais da operação;
- Geração dos documentos para módulos do governo e parceiros;
- Aplicação inteligente de regimes especiais minimizando custos tributários;
- Controle de retificação pré e pós-desembaraço da declaração de importação;
- Emissão da Nota Fiscal de entrada;
- Controle de recebimento dos materiais importados; e
- Conteúdo legal que garante as atualizações das constantes mudanças nas legislações governamentais.
O ONESOURCE Global Trade é a primeira ferramenta do mercado que viabiliza o atendimento à confecção e ao controle da entrega do Novo Processo de Importação. Nosso time acompanha as mudanças mantendo a solução 100% atualizada e adequada ao novo processo de importação.
Confira alguns dos recursos do sistema de comércio exterior ONESOURCE Global Trade:
Módulo de Exportação
Gerencie e automatize, com eficiência, toda sua operação de exportação reduzindo riscos, evitando retrabalho e tendo informação disponível para tomada de decisão.
Módulo de Importação
Gerencie e automatize sua operação de importação, reduzindo riscos, maximizando ganhos, evitando retrabalho e tendo a informação disponível para a tomada de decisão.
Módulo de Câmbio
Gerencie e automatize a operação de pagamento e recebimento dos processos de importação e exportação, reduzindo riscos e aumentando a eficiência.
Regimes Aduaneiros Especiais
Soluções especializadas no controle e gerenciamento dos principais regimes aduaneiros especiais em uso no mercado, garantindo compliance e gestão de riscos.
ComexContent
Tenha acesso às informações relevantes no momento certo, combinadas com tecnologia e inteligência humana. Uma estratégia chave para a gestão dos processos de Comércio Exterior.
ONESOURCE Global Trade Data Analytics
Otimize a tomada de decisões do seu negócio com dados e análises mais assertivos.
Módulo de Document Automation
Economize tempo, melhore a performance e reduza custos em suas operações com nosso novo serviço de automação na inclusão de documentos.
Global Classification
Tenha acesso ao software de classificação de importação/exportação de classe mundial da Thomson Reuters.
Trade Analyzer
Acesse nossas ferramentas de software de análise de comércio internacional para identificar potenciais fatores de risco e oportunidades de economia.
Supply Chain Compliance
Explore nosso software de conformidade da cadeia de suprimentos que avalia, monitora e gerencia seus parceiros de negócios.
Denied Party Screening
Use nosso Software de Avaliação de Reputação de classe mundial da Thomson Reuters, que permite mapear riscos ocultos nas relações comerciais que podem comprometer a reputação de sua empresa. Sinta-se seguro ao fazer negócios com seus parceiros locais e globais com o ONESOURCE Denied Party Screening da Thomson Reuters.
Nosso software de triagem de entidades com restrições se integra aos sistemas ERP, CRM e SRM existentes de sua empresa, para que você possa fazer uma triagem contínua e automática de seus clientes e fornecedores em mais de 350 listas globais de pessoas restritas, países embargados e empresas pertencentes a essas entidades com restrições.
Com tantas funcionalidades para otimizar a rotina do time de comércio exterior, o ONESOURCE Global Trade se destaca também porque proporciona uma implantação simples, prática e sem dores de cabeça.
Seguindo o passo a passo apresentado, o time de TI pode conduzir a implantação do sistema com sucesso. O uso de um sistema como o ONESOURCE Global Trade garante aos profissionais de comércio exterior um fluxo de processos otimizado e automatizado, que potencializa o crescimento da companhia e aumenta a satisfação dos clientes e parceiros.
