Gestão de comércio exterior como estratégia de crescimento para PME

Autor: Rodrigo Diaz
Product Manager – Thomson Reuters BRASIL – ONESOURCE GLOBAL TRADE

 

Garantir o crescimento frente às dificuldades do mercado é um desafio constante em todas as empresas, porém em pequenas e médias empresas o tema é ainda mais importante, já que a necessidade de crescimento deve caminhar em sinergia com a necessidade de manter estruturas enxutas e eficientes.

Pensando neste desafio, a diversificação de mercados pode ser chave para proteger estas empresas das variações de um único mercado de atuação, que podem afetar de maneira bastante agressiva a capacidade de investimentos e a saúde da empresa. Não há dúvidas que a desaceleração da economia local preocupa e torna latente a necessidade de busca de novas oportunidades para compensar perdas. Não somente nestes casos, mas também em tempos de estabilidade, a busca por novos mercados é imprescindível para evitar a saturação dos mercados de atuação.

Desta forma, uma estratégia de atuação no comércio exterior é algo que deve sempre ser considerado, seja na exportação da produção ou mesmo na importação de produtos e insumos que podem apresentar um preço mais atrativo no mercado internacional ou melhor qualidade. O aproveitamento dos benefícios e vantagens existentes no mercado internacional somente serão efetivos se as empresas, de fato, implementarem uma gestão eficiente destas operações.

Isso porque a atuação no mercado internacional oferece uma série de desafios devido a temas como legislação, balança cambial, custos logísticos, entre outros. Porém nenhum destes fatores deve ser impeditivo para investir nesta área, visto que o número cada vez maior de empresas pequenas e médias atuando neste setor mostra que, com uma boa gestão, é possível superar estes desafios e obter sucesso.

Entre os desafios na gestão, a padronização de processos e implantação de um modelo de acompanhamento pode ser considerado fundamental. Estas ações, também importantes para as operações no mercado nacional, são imprescindíveis quando a empresa atua no mercado internacional, que exige um tempo de resposta rápido aos clientes e fornecedores estrangeiros e demandam atendimento de regras de compliance cada vez mais abrangentes e complexas.

Do ponto de vista operacional, as informações precisam ser compartilhadas com vários papéis de trabalho, como planejamento de produção, vendas, financeiro, contábil, logística e também com agentes externos como despachantes, agentes de transporte, certificadores, seguradoras, clientes e fornecedores.

Já com relação à legislação, o correto registro das informações junto aos órgãos anuentes e receita federal são fatores críticos para garantir o sucesso da operação e evitar multas e atrasos que podem inviabilizar o processo.

Desta forma, o uso de controles informatizados para gestão de todas estas informações e processos de trabalho e comunicação oferecem ganhos reais de produtividade e alcance dos níveis desejados de compliance, já a sua falta implica na utilização de complicados controles manuais e descentralizados. Um cenário comum quando não se utiliza uma ferramenta de gestão é a falta de planejamento das etapas de um processo de importação.

Nestes casos, mesmo que a empresa utilize um ERP para gestão das operações básicas da empresa, é comum não ocorrer um planejamento financeiro dos pagamentos necessários para um processo de importação, sendo que muitas vezes estes demandam um tempo de resposta rápido para aproveitar os efeitos de uma variação cambial ou para liberação da carga, ocasionando no pagamento desnecessário de valores adicionais.

Ainda neste aspecto, são comuns os replanejamentos de prazos no processo devido à necessidade de fiscalizações ou outros aspectos não previstos. Nestes casos, a falta de uma rápida comunicação a todos os envolvidos podem ocasionar em problemas no planejamento de produção ou atendimento a oportunidades comerciais.

Ao explorar o tema, podemos citar a quantidade de sistemas desenvolvidos pelo governo para gerenciar as operações de comércio exterior: são mais de 30 ao todo, que contemplam demandas relacionadas a importações, regimes especiais, logística, cargas, entre outras. Se por um lado essa gama de sistemas visa facilitar a administração das atividades exportadoras brasileiras, por outro exige da equipe um atenção em especial para ajudar a área de comércio exterior das empresas a esteja preparada para operacionalizar os processos com eficiência e garantia de aderência.

A necessidade de todos estes controles reforça a necessidade de uma gestão sistêmica e estruturada dos processos e conteúdos relacionados ao comércio exterior, que garantam compliance, visibilidade, acompanhamento e validação de todos os passos do processo.

Apesar dessa importância, as empresas ainda têm muito a avançar na adesão de controles sistêmicos com este fim. Uma pesquisa realizada pela Thomson Reuters e KPMG, junto a 446 respondentes de 11 países, sendo o Brasil representado por 38% de todos os pesquisados, 59% dos respondentes ainda não adotaram sistemas específicos para a gestão das atividades de comércio exterior. Dentre eles, a falta de experiência prévia (50%) com sistemas e a falta de suporte ou orçamento dentro da organização (22%), foram os itens mais citados para justificar a não adoção para qualquer aspecto nas operações de comércio exterior.

Para avançar neste tema é importante que as empresas assimilem a necessidade de gestão da operação como parte do planejamento estratégico para atuação no mercado internacional, o que implica em buscar controles que auxiliem a empresa na geração dos documentos que devem ser usados em cada processo garantindo a conformidade, alertas de chegada do produto para garantir o atendimento de seus clientes nos prazos corretos ou para abastecer corretamente sua linha de produção, cálculos de custos relacionados a cada produto e etapa da operação, controle de despesas nacionais e internacionais, registros, comunicação com seu despachante e integração com o ERP garantindo emissão de notas e contabilização.

Ao vencer estes desafios as chances de sucesso serão muito maiores, já que uma gestão efetiva da operação garante maior produtividade e segurança, tornando a empresa muito mais apta a competir em grau de igualdade ou superioridade frente aos concorrentes internacionais, resultando em um crescimento sustentável e adequado ao tamanho do desafio.