Legal Operations é um tema que tem recebido grande atenção no mundo jurídico. Isso porque escritórios de advocacia e departamentos jurídicos conseguem, por meio da prática desse conceito, influenciar muito positivamente a operação de seus clientes. Agora, para conseguir adotá-lo de modo satisfatório, é preciso conhecê-lo melhor.
Se esse é um assunto que te interessa, vale a pena continuar com a leitura.
Afinal, o que é Legal Operations?
Legal Operations é o nome dado a um mix de atividades, profissionais e processos que envolvem a gestão administrativa de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos para aumentar eficiência e produtividade. Em suma, trata-se de uma nova visão de organização do trabalho dos escritórios de advocacia.
Profissionais de Legal Ops, como esse conjunto também é conhecido, precisam utilizar competências em governança, finanças, planejamento estratégico, análise de dados e gestão de projetos.
Entre os benefícios por adotar esse conceito estão maior produtividade, redução de custos e capacidade para atender maiores demandas.
Vale destacar que a implementação eficaz do Legal Operations requer qualificação da equipe, padronização de dados e investimento em tecnologia. Por exemplo, o High Q é uma plataforma que ajuda a implementar esse novo pensamento no meio jurídico, servindo de suporte para a reformulação de setores variados dentro de empresas.
Entendendo como Legal Operations contribui para eficiência jurídica
Praticar o Legal Operations envolve 12 competências sugeridas para escritórios e departamentos jurídicos melhorarem sua eficiência jurídica.
Elas, também conhecidas como Cloc Core 12, abrangem áreas como gestão financeira, planejamento estratégico e uso de tecnologia avançada, permitindo um funcionamento de maneira mais eficiente e alinhada com os objetivos estratégicos das empresas.
As competências sugeridas são:
- Inteligência de negócios
- Gestão financeira
- Gestão de fornecedores
- Governança da informação
- Gestão do conhecimento
- Inovação e sustentabilidade
- Operações
- Gestão de projetos
- Gestão de serviços
- Planejamento estratégico
- Tecnologia
- Treinamento e desenvolvimento
Cada um desses aspectos é essencial para implementar o Legal Operations na prática. Por exemplo, a gestão financeira inclui a elaboração de orçamentos, o monitoramento de despesas, a negociação de tarifas com fornecedores de serviços jurídicos e a análise de retorno sobre investimentos. Ao implementar práticas financeiras sólidas, os departamentos jurídicos podem reduzir custos e garantir uma maior previsibilidade orçamentária.
Já no que se refere à tecnologia e inovação, ferramentas como softwares de gestão de contratos, plataformas de colaboração e sistemas de automação de processos legais ajudam a aumentar a eficiência e a produtividade. A integração de inteligência artificial e aprendizado de máquina também permite a análise de grandes volumes de dados, proporcionando insights valiosos para a tomada de decisões.
Benefícios em adotar Legal Operations
Há diversos benefícios em adotar esse conceito na prática em departamentos jurídicos. Um deles é que, ao otimizar processos e adotar tecnologia, é possível reduzir significativamente os custos operacionais. A gestão financeira rigorosa e a negociação eficaz com fornecedores também contribuem para a redução de despesas, por exemplo.
Outras vantagens são:
Maior eficiência
A padronização de processos e a utilização de ferramentas tecnológicas aumentam a eficiência operacional, permitindo que os advogados se concentrem em atividades estratégicas e de maior valor agregado.
Melhoria na qualidade do serviço
Legal Operations promove uma abordagem mais estruturada e organizada para a gestão jurídica, resultando em um serviço de maior qualidade. A gestão de conhecimento e o desenvolvimento contínuo da equipe garantem que os profissionais estejam bem equipados para lidar com questões complexas.
Transparência e controle
A implementação de práticas de Legal Operations aumenta a transparência e o controle sobre os processos jurídicos. Isso facilita a rastreabilidade e a responsabilidade, proporcionando uma melhor governança e conformidade regulatória.
Uso de portal de clientes aumenta vantagens
Falando em transparência, um bom modo de deixar a comunicação do departamento jurídico ou escritório de advocacia mais acessível e objetiva é investir em um portal de clientes.
Esse tipo de plataforma permite que advogados e contratantes possam interagir em um ambiente on-line e seguro, desde que ambos estejam com acesso à internet. Nele, é possível compartilhar e revisar documentos, bem como enviar mensagens, entre outras tarefas.
Outros atrativos desse recurso:
Maior centralização da comunicação
Em vez de enviar e-mail, ligar, contatar via aplicativo de mensagens ou tudo isso de uma vez, os clientes podem falar com a equipe de advogados apenas por um único canal, que é o portal.
Além disso, um local centralizado faz com que não haja a necessidade de monitorar celulares, e-mails e correio de voz, entre outros meios, o que ajuda a tornar o diálogo mais ágil.
Segurança extra na comunicação
Os portais de cliente tendem a ser mais seguros que comunicações via e-mail, que são mais facilmente hackeados. Afinal, mesmo que o departamento jurídico invista em tecnologias de segurança, não é garantia que os clientes fazem o mesmo.
Experiência do cliente aprimorada
Esse tipo de plataforma deixa mais simples e prático para clientes entrarem em contato, já que não é preciso alternar entre diferentes meios para falar sobre um mesmo tema.
Essas são apenas algumas das vantagens do portal de clientes, que colabora muito para a adoção do Legal Operations.
Se você quer mais informações sobre como esse conceito faz grande diferença no dia a dia de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, fica aqui o convite para a leitura do nosso material Aprenda a enfrentar os desafios jurídicos com Legal Design e Legal Operations.
