Lidar adequadamente com o fluxo de trabalho no dia a dia é essencial para obter uma série de benefícios durante o atendimento jurídico. Com o workflow definido adequadamente, é possível obter ganhos em desempenho, comunicação e muito mais. E a tecnologia pode ajudar bastante nesse sentido.
Um exemplo disso é o software jurídico Legal One, da Thomson Reuters. Para se ter uma ideia, em sua versão premium, administradores conseguem criar fluxos adaptados especificamente às demandas que apresentam.
Para conhecer mais a fundo as vantagens que essa ferramenta oferece para aprimorar a rotina de escritórios de advocacia, leia este artigo.
Benefícios de definir um workflow
Independentemente da maneira como é feito, a proposta do workflow é organizar as atividades do dia a dia para que haja a compreensão de como as ações cotidianas ocorrerão dentro do escritório.
Por exemplo, se um dos advogados fizer uma viagem a negócios, é necessária uma liberação do departamento financeiro. Ou então, quando há a participação em uma audiência, é preciso comunicar o preposto.
O workflow ideal vai variar dependendo de cada escritório e da área de atuação, como o contencioso ou o societário. Não há um único padrão a seguir, sendo o mais importante a sua utilidade. Independente, inclusive, da quantidade de usuários envolvidos nos processos.
Um dos benefícios que será obtido é a melhoria da comunicação, seja com 5, 10 ou 200 profissionais participantes. Deve ser avaliada a movimentação da empresa e como o workflow pode ajudar.
Se um trabalho deve ser enviado a um gestor para aprovação, o que acontece se estiver tudo certo? E no caso de ser importante algo ser refeito? Definir esses trâmites de modo preestabelecido auxilia no diálogo entre todos os envolvidos e colabora para evitar equívocos.
Participação da tecnologia no processo de workflow
Toda essa movimentação fica muito mais prática quando automatizada. E, se uma tecnologia de ponta estiver envolvida, há a possibilidade de um ganho considerável de tempo. Se cada fluxo de trabalho é definido e se desenrola com eficiência, o dia a dia da banca de advogados se torna bastante ágil.
Se a decisão de um processo gera uma necessidade de embargo ou apelação, a automatização permite que esses procedimentos sejam viabilizados rapidamente. É muito mais simples o sistema prover esse trabalho do que colaboradores realizá-lo manualmente.
Atrativos do Legal One para workflow
Com diversos elementos baseados no padrão BPMN (Business Process Model and Notation) para modelar processos, o Legal One permite personalizar tarefas de acordo com a necessidade do escritório. De modo bastante intuitivo, a ferramenta possibilita determinar fluxos que acionem várias pessoas dentro de uma mesma atividade.
Ao criar um procedimento, há seis elementos possíveis de configurar, incluindo definições de início, etapas de decisão sobre qual caminho seguir e como concluí-lo.
Todo o workflow ganha em transparência e objetividade com essa ferramenta, já que ela permite confrontar dados. Assim, é mais simples assegurar que todas as etapas de um projeto se deem exatamente como o esperado.
Outra vantagem que ele traz para criar uma rotina de trabalho bem estabelecida na banca de advogados é a capacidade de integrar fluxos em contextos diferentes.
Ainda no exemplo com base no departamento financeiro, já citado anteriormente: se é necessário a aprovação de um gasto com um processo e esse débito precisa passar por diferentes profissionais desse e de outros setores, é possível.
Capacitando administradores para um dia a dia ágil
Diferentemente do que acontece em outras ferramentas, a Thomson Reuters capacita os administradores selecionados pelo contratante para essa elaboração do workflow no Legal One. Sendo assim, não é preciso contatar nenhum outro profissional para criar algo que o cliente consegue desenvolver sozinho, com bastante facilidade. Isso resulta em expressivo ganho de tempo.
A cada vez que uma etapa é cumprida, definindo o que foi estabelecido no sistema, as atividades aparecem como notificações para os usuários na agenda e a plataforma informa o status em que o processo está. Tudo é feito de modo bastante simples e prático.
O colaborador que não é administrador do software jurídico tem acesso somente aos dados que necessita e estes são disponibilizados de modo fácil de compreender.
Um profissional terminou o que precisa fazer dentro do trabalho determinado? Automaticamente a aplicação encaminha o processo passo a passo para diferentes membros da equipe. Nenhuma outra ação humana é demandada, gerando redução de lentidão e de lapsos que impactariam a produtividade.
Há uma capacitação técnica fornecida pela Thomson Reuters aos administradores que permite desenvolver as atividades com ampla desenvoltura, de modo ágil e preciso. Assim, qualquer necessidade de ajuste em procedimentos relacionados ao fluxo de trabalho pode ser resolvida de modo intuitivo e simples no cotidiano.
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