Case AVIVA: escala fiscal com ONESOURCE Tax One

Em períodos de maior movimento, o volume documental crescia de forma expressiva, o que tornava processos manuais ainda mais pesados e menos previsíveis. Nessas condições, tarefas como baixar XMLs, consolidar arquivos e importar documentos deixavam de ser apenas demoradas e passavam a comprometer a dinâmica do time fiscal como um todo.

Com isso, a área fiscal acabava absorvendo um nível de desgaste incompatível com o papel estratégico que precisava exercer.

Em vez de se dedicar prioritariamente à leitura da legislação, à análise de impactos e ao suporte ao crescimento do negócio, o time era puxado para uma rotina intensiva de produção de informação.

Foi esse contexto que tornou evidente a necessidade de uma operação mais estruturada, com mais fluidez, previsibilidade e capacidade de escala.

A busca por uma solução com sustentação de longo prazo

À medida que os desafios da operação fiscal ficaram mais evidentes, a AVIVA começou a pesquisar alternativas no mercado.

A empresa precisava encontrar uma solução capaz de responder à complexidade do seu contexto, mas também um parceiro com condições de sustentar essa evolução ao longo do tempo.

O ponto central não era apenas encontrar uma solução que entregasse o básico. Esse nível de aderência já era entendido como obrigação mínima de mercado.

O que realmente pesava era a sustentação da ferramenta ao longo do tempo: capacidade de acompanhar mudanças fiscais, responder a necessidades do negócio com agilidade e evitar uma dependência constante de desenvolvimentos caros ou demorados para atender exigências que já deveriam estar contempladas.

Quando a avaliação ganhou direção

A J2R teve papel essencial nessa escolha. Especializada em consultoria fiscal e tributária, com atuação em implementação, integração e sustentação de soluções da Thomson Reuters, a consultoria já atendia a AVIVA e acompanhava sua operação havia anos.

Ao longo desse período, participou de conversas, visitas e discussões sobre caminhos possíveis para a evolução da estrutura fiscal da empresa.

Por já conhecer a atuação da Thomson Reuters, a J2R indicou o ONESOURCE Tax One à AVIVA com base em atributos decisivos para esse contexto, como robustez da solução, governança, atualização regulatória e sustentação de longo prazo.

Uma transição que exigiu “trocar o pneu com o carro andando”

A implantação do ONESOURCE Tax One começou em um contexto desafiador para a operação fiscal da AVIVA. O principal obstáculo não estava apenas na adoção de uma nova solução, mas na necessidade de conciliar essa agenda com uma rotina já exigente.

Ao mesmo tempo em que o projeto avançava, o time precisava continuar atendendo demandas internas, cumprindo obrigações, validando arquivos e sustentando a operação. Na prática, era preciso implantar sem interromper uma área que já operava no limite.

O processo não poderia ser tratado como um evento isolado

Então ele foi conduzido como uma jornada em etapas, com ajustes progressivos e decisões técnicas pensadas para a realidade da empresa.

Ao longo da trajetória, a AVIVA passou pela unificação de ambientes e continuou evoluindo o desenho de integração, com o objetivo de reduzir atritos no uso da ferramenta e aproximar cada vez mais o fluxo fiscal de uma operação mais conectada.

Esse desenho permitiu que a transição acontecesse de forma mais aderente ao contexto da operação, respeitando o ritmo possível de avanço sem perder consistência no processo.

Implementação com suporte próximo

Nesse percurso, a J2R assumiu parte relevante da implementação e ajudou a manter o projeto em andamento sem perder aderência à realidade da AVIVA. Mais do que um suporte pontual, a consultoria passou a atuar como um braço importante da jornada, contribuindo para que a implantação seguisse avançando mesmo sob a pressão do dia a dia fiscal.

Um time aberto à mudança

Mesmo em um contexto desafiador, a implantação não encontrou resistência relevante por parte dos usuários. Pelo contrário, a necessidade de mudança já era percebida com clareza por quem vivia a operação no dia a dia. Isso ajudou a criar um ambiente mais receptivo à nova rotina e favoreceu a adoção ao longo do projeto.

Os primeiros resultados

Com a implantação em andamento e o uso da ferramenta já incorporado ao dia a dia, os primeiros resultados começaram a aparecer de forma concreta na operação fiscal da AVIVA.

Menos esforço manual e mais fluidez na operação

Um dos primeiros efeitos percebidos foi a redução da carga operacional envolvida em tarefas de importação e tratamento de documentos.

Rotinas que antes exigiam mobilização de várias pessoas passaram a ser conduzidas de forma muito mais enxuta, com menor impacto sobre o restante da operação e mais previsibilidade para o fechamento.

Além disso, a empresa passou a distribuir melhor essas atividades ao longo do período, em vez de concentrar todo o esforço nos momentos mais críticos do mês.