CAF e ONESOURCE DFe: mensageria fiscal para a Reforma Tributária

Entenda como a CAF Trens preparou sua mensageria fiscal para a Reforma Tributária com ONESOURCE DFe.

Como a CAF Trens preparou sua mensageria fiscal para a Reforma Tributária com ONESOURCE DFe

A Reforma Tributária vem pressionando empresas a rever também a estrutura tecnológica que sustenta sua mensageria fiscal. Com novas exigências nos documentos fiscais eletrônicos, sistemas antigos, processos manuais e validações limitadas passam a representar riscos reais para a área fiscal.

Esse foi o contexto que levou a CAF Trens a buscar uma estrutura bem preparada para apoiar sua operação fiscal diante da Reforma Tributária.

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Neste case, mostramos como essa empresa referência do setor de mobilidade ferroviária adotou o ONESOURCE DFe, com apoio da J2R Consultoria, para avançar em uma operação fiscal mais segura, prática e preparada para a transição tributária.

CAF Trens: uma operação de mobilidade com rotina fiscal em evolução

A CAF Trens faz parte de um setor em que a operação combina mobilidade, infraestrutura e serviços técnicos de longo prazo. No Brasil, a empresa já viveu um período de maior volume documental, especialmente quando atuava na fabricação de trens. Hoje, sua rotina está mais concentrada em manutenção, prestação de serviços e implementação de projetos específicos.

Essa mudança de momento operacional não diminui a importância da área fiscal. Pelo contrário, exige que a gestão acompanhe diferentes movimentos da empresa com controle, previsibilidade e atenção às informações que sustentam cada etapa da operação.

Na CAF, essa frente é acompanhada por Renata Cristina Teixeira, gerente fiscal e contadora da empresa. E é a partir de sua vivência na operação que vamos entender o contexto que levou a companhia a buscar uma estrutura fiscal preparada para o novo cenário regulatório.

O cenário anterior: ERP descontinuado e processos fiscais manuais

Antes da adoção do ONESOURCE DFe, a área fiscal da CAF lidava com uma limitação importante: parte da operação ainda dependia de um ERP antigo, já descontinuado no mercado, que não oferecia a flexibilidade necessária para evoluir junto com as novas demandas fiscais.

Muitos processos dependiam de intervenção manual, edição de informações e manuseio de dados entre sistemas. Era uma dinâmica que exigia atenção constante da equipe e aumentava o risco de inconsistências fiscais.

"Buscávamos algo mais automatizado, que capacitasse as pessoas e evitasse a necessidade de ficar editando informações, porque isso pode gerar problemas fiscais. A gente tinha muitas operações manuais."

Renata Cristina Teixeira, gerente fiscal e contadora da CAF Trens

Reforma Tributária: o gatilho para rever a mensageria fiscal

A limitação tecnológica já fazia parte do diagnóstico interno da CAF. No entanto, foi a Reforma Tributária que tornou essa revisão urgente. A mudança abriu uma frente de adequação que não poderia ser tratada apenas como ajuste pontual, já que a transição envolve novos impostos, novas informações fiscais e uma adaptação progressiva ao longo dos próximos anos.

Para a CAF, esse foi o ponto de virada. A empresa precisava se preparar para atender às novas exigências sem depender de um sistema que já não acompanhava a evolução regulatória. Portanto, rever a mensageria fiscal passou a ser parte da preparação da operação para um cenário em mudança.

"Foi a Reforma Tributária o pontapé inicial para a tomada de decisão. A nossa preocupação era ter um sistema que pudesse nos ajudar, porque essa transição vai durar anos e cada ano terá uma mudança.", Renata Cristina Teixeira, gerente fiscal e contadora da CAF Trens.

O desafio técnico das novas tags no XML

Uma das principais dificuldades estava na geração do XML. Como o ERP da CAF não incluía os novos impostos exigidos, a empresa precisava encontrar uma forma de preparar os documentos fiscais eletrônicos antes da transmissão à Sefaz.

Esse ponto tornava a discussão sobre Reforma Tributária mais complexa para a área fiscal. Não se tratava apenas de entender novas regras, mas de garantir que as informações necessárias estivessem nos campos corretos, dentro do arquivo que sustenta a emissão e o envio das notas.

Ao olhar para esse desafio, a CAF passou a tratar a mensageria fiscal como uma frente essencial da adequação. Afinal, quando o XML não acompanha as novas exigências, a operação fica exposta a erros, retrabalho e inconsistências justamente em uma etapa que precisa funcionar com segurança.

A escolha pelo ONESOURCE DFe

A partir da necessidade de adequar sua operação fiscal, a CAF iniciou a avaliação de alternativas no mercado. A decisão precisava considerar não apenas a solução em si, mas também a capacidade de acompanhar uma transição tributária longa, com mudanças graduais e impactos diretos sobre a rotina fiscal.

Nesse processo, a Thomson Reuters já partia de uma relação anterior com a empresa. A CAF já era cliente de outra solução, ligada ao custeio, o que contribuiu para que a equipe fiscal avaliasse como a tecnologia poderia apoiar também o novo momento de adequação tributária.

Além do histórico, pesaram o porte da Thomson Reuters, a confiança na empresa e a percepção de que havia uma preparação consistente para acompanhar as mudanças trazidas pela Reforma Tributária.

"Escolhemos a Thomson Reuters pelo tamanho da empresa, pela confiança e pela percepção de que ela já estava se preparando para essa transição. A nossa preocupação era ter um sistema que pudesse nos ajudar ao longo das mudanças.", Renata Cristina Teixeira, gerente fiscal e contadora da CAF Trens.

Uma combinação entre conector, mensageria fiscal e implementação

O projeto foi estruturado para responder a uma necessidade objetiva: preparar as informações fiscais antes do envio ao Fisco, sem exigir uma substituição imediata de toda a base sistêmica da empresa.

Nesse modelo, o ERP da CAF continuou sendo a origem das informações.

A J2R, consultoria parceira que atende a empresa, apresentou um conector para incluir os novos impostos no XML. Já o ONESOURCE DFe, da Thomson Reuters, passou a apoiar a transmissão das notas à Sefaz.

Essa combinação permitiu que a CAF conduzisse a adequação de forma prática, conectando tecnologia, conhecimento técnico e execução fiscal.

O projeto de implantação levou cerca de 2 a 3 meses

Com o desenho definido, a implementação avançou de forma concentrada nas áreas mais diretamente impactadas pela mudança: fiscal e faturamento.

O processo contou com atuação próxima da J2R, especialmente no levantamento das informações necessárias para configurar o conector e viabilizar a inclusão dos novos impostos no XML.

"A implantação foi muito tranquila. Nem parece que houve uma mudança de sistema, porque a equipe deixou o trabalho muito suave."

Renata Cristina Teixeira, gerente fiscal e contadora da CAF Trens

Primeiros ganhos: mais segurança, confiabilidade e praticidade fiscal

Com a nova rotina em funcionamento, os primeiros ganhos percebidos pela CAF apareceram em pontos diretamente ligados ao dia a dia fiscal: mais visibilidade sobre o processo, mais praticidade em tarefas operacionais e mais segurança antes do envio das notas à Sefaz.

Na avaliação de Renata, a solução trouxe uma navegação mais prática e permitiu que a equipe identificasse melhor o que precisava ser feito em cada etapa.

"No início, eu testei e, comparando com a ferramenta que nós tínhamos, é 100% melhor. Ela dá mais segurança para a empresa."

Renata Cristina Teixeira, gerente fiscal e contadora da CAF Trens

A mensageria fiscal passou a funcionar como uma camada adicional de controle, apoiando a equipe na identificação de inconsistências antes que elas chegassem ao ambiente da Sefaz.

Validação antes da Sefaz: o ganho mais sensível para compliance

"Se tiver algum erro que veio do ERP, a ferramenta trava e não deixa ir para a Sefaz. Isso nos deixou muito felizes, porque sabemos que estamos entregando algo correto."

Renata Cristina Teixeira, gerente fiscal e contadora da CAF Trens

Esse controle prévio fortaleceu a confiança da equipe no processo de emissão e reduziu o risco de inconsistências serem enviadas ao ambiente da Sefaz.

Uma rotina mais prática para tarefas do dia a dia

Além da segurança no envio, a CAF também percebeu ganhos em atividades recorrentes da área fiscal. Tarefas como cancelamento de notas e emissão de carta de correção passaram a ser executadas de forma mais prática, reduzindo atritos na rotina.

Esse ponto ajuda a tangibilizar o valor do ONESOURCE DFe para além da adequação à Reforma Tributária. A mudança não ficou restrita ao momento de validação técnica do XML. Ela também começou a aparecer em interações simples, mas importantes, que impactam a fluidez do trabalho fiscal.

A evolução continua

A expectativa da CAF é avançar em uma operação cada vez mais integrada, com menos dependência de arquivos carregados manualmente e mais fluidez entre os sistemas usados pela área fiscal.

"Estamos com uma expectativa muito grande de trabalhar de uma forma mais prática, mais rápida e com menos trabalho manual. A ideia é que a equipe possa atuar mais na análise, e não ficar lançando nota linha a linha, valor a valor.",

Renata Cristina Teixeira, gerente fiscal e contadora da CAF Trens.

A próxima mudança fiscal pede uma base mais confiável

A experiência da CAF mostra como a preparação para mudanças regulatórias passa também pela revisão das camadas operacionais da área fiscal.
Em um cenário de transição tributária, não basta interpretar novas regras. É preciso garantir que os sistemas consigam refletir essas exigências nos documentos enviados ao fisco.
Nesse contexto, a mensageria fiscal deixa de ser apenas uma etapa técnica do processo e passa a apoiar a consistência das informações, a rastreabilidade dos documentos e a segurança da rotina.

Para empresas que enfrentam desafios semelhantes, este case reforça um ponto importante: preparar a operação fiscal não significa apenas trocar sistemas ou cumprir uma exigência isolada. Significa construir uma base mais confiável para lidar com mudanças que ainda vão seguir evoluindo.

E nós reunimos tecnologia e conhecimento fiscal para apoiar empresas na construção dessa base, com mais segurança.

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