A GWM, montadora global em franca expansão no Brasil, se deparou com um cenário comum a muitas empresas que operam em mercados complexos: a dificuldade em garantir agilidade e conformidade em processos fiscais e de comércio exterior.
O cenário mudou quando a companhia decidiu investir em automação e integração de processos fiscais e de comércio exterior, iniciando uma transformação que elevou a produtividade em 30% e trouxe mais confiabilidade para as operações locais.
Para entender o processo e como aconteceu, conversamos com Wesley Izumi, Tax Customs Supervisor da GWM Brasil. Ele compartilhou detalhes sobre os desafios, os fatores que motivaram a escolha da tecnologia e como a automação trouxe ganhos expressivos de eficiência e maior confiabilidade nos dados.
O peso da falta de otimização de processos na gestão fiscal e aduaneira
Thomson Reuters: Wesley, no início da operação no Brasil, os processos da GWM eram muito manuais e dependiam de terceiros. Na prática, como essa falta de visibilidade e controle sobre as importações impactava o dia a dia da sua equipe e a tomada de decisões?
Wesley: no começo, tínhamos uma operação muito dependente de planilhas e principalmente de sistemas de despachantes aduaneiros. Isso gerava lentidão, erros e pouca rastreabilidade. A falta de visibilidade sobre o processo de importação comprometia o compliance e dificultava decisões estratégicas, já que não tínhamos informações em tempo real sobre status de embarques, prazos e os custos do processo, como tributos, despesas aduaneiras etc.
Thomson Reuters: você disse que a dependência de terceiros "refletia no compliance da empresa". Você poderia nos dar um exemplo de risco ou ineficiência que essa estrutura gerava para a GWM?
Wesley: sim. A companhia ficava exposta a riscos fiscais. Por exemplo, informações incorretas passadas ao fisco (DI/NF emitida incorretamente, obrigações acessórias entregues com inconsistências, etc) ou atrasos na escrituração que podiam gerar inconsistências graves. Isso acontecia porque não havia um controle direto da GWM Brasil sobre a qualidade e confiabilidade dos dados.
A virada de chave com tecnologia
Thomson Reuters: o que foi decisivo na escolha das soluções ONESOURCE da Thomson Reuters como ferramentas para essa transformação?
Wesley: buscávamos uma solução que fosse além da tecnologia. Precisávamos de um parceiro estratégico com expertise comprovada em fiscal e comércio exterior. O ONESOURCE atendeu a esses requisitos, oferecendo integração total com o SAP, aderência regulatória e suporte contínuo para nos preparar inclusive para futuras mudanças, como a Reforma Tributária e a DUIMP.
Thomson Reuters: você comentou que a integração com o SAP S/4HANA eliminou retrabalhos e garantiu mais consistência e confiabilidade nos dados. Conte mais sobre essa experiência?
Wesley: antes, o processo de contabilização das importações no SAP era totalmente manual: lançamento de notas fiscais, apropriação de tributos, cálculo de custo em trânsito e baixa de estoques. Isso demandava muito tempo da equipe e estava sujeito a erros, já que qualquer divergência entre XML, DI e fatura comercial exigia ajustes manuais. Com a integração do ONESOURCE ao SAP, esses lançamentos passaram a ser automáticos e consistentes. O custo das mercadorias é controlado de ponta a ponta, evitando distorções contábeis e dando muito mais confiabilidade aos dados que alimentam o fechamento mensal e os relatórios gerenciais.
Thomson Reuters: falando em confiabilidade, como a plataforma da Thomson Reuters trouxe mais estabilidade para a operação?
Wesley: a estabilidade veio principalmente no controle dos custos de importação. Antes, tínhamos dificuldade em conciliar despesas aduaneiras (frete, seguro, taxas portuárias) com o custo final da mercadoria no SAP, o que gerava divergências. Hoje, o sistema faz a apropriação automática desses custos no momento da contabilização, garantindo que o valor real da mercadoria seja refletido no estoque e no custo contábil.
Thomson Reuters: além da área fiscal, a solução de Comércio Exterior (ONESOURCE Global Trade) foi implementada e soubemos que ter uma visão unificada da importação, do despacho aduaneiro aos pagamentos internacionais, otimizou o fluxo de trabalho de vocês. Pode trazer mais detalhes sobre esse ganho?
Wesley: antes, a equipe tinha que buscar informações em diferentes fontes: planilhas, e-mails de despachantes e relatórios do banco e câmbio. Isso atrasava o acompanhamento do custo real das mercadorias e dificultava o controle financeiro das importações. Agora, com uma visão unificada, conseguimos acompanhar em tempo real todas as etapas do processo: desde a chegada da carga, passando pelo despacho aduaneiro, até a liquidação do câmbio. Isso garante previsibilidade dos custos, maior controle sobre variações e elimina retrabalhos de conciliação entre áreas.
Mirando no futuro
Thomson Reuters: o cenário brasileiro está sempre mudando, com a Reforma Tributária e o Novo Processo de Importação (NPI/DUIMP) em pauta. Como a GWM está se preparando para navegar nessas futuras transformações?
Wesley: o ONESOURCE já é aderente às exigências fiscais brasileiras e preparado para a DUIMP. Isso significa que conseguimos nos adaptar rapidamente às novas regulamentações, garantindo compliance contínuo e segurança em nossas operações, mesmo em cenários de mudança.
O recado da GWM para quem busca eficiência e segurança
Thomson Reuters: para finalizar, a jornada da GWM Brasil mostra como a automação é, além de eficiência operacional, um pilar de segurança, confiabilidade e prontidão para o futuro. Que conselho você daria para outros gestores da área fiscal e de comex que hoje enfrentam os mesmos desafios de processos manuais e falta de controle que a GWM superou?
Wesley: diria que investir em automação não é apenas uma questão de eficiência, mas de segurança e sustentabilidade do negócio. Assumir o controle dos processos internos e contar com parceiros estratégicos é fundamental para reduzir riscos, aumentar a confiabilidade dos dados e liberar a equipe para atuar de forma mais estratégica.
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