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Tudo sobre GED

Entenda, neste post, o conceito de Gestão Eletrônica de Documentos e como esta tecnologia é fundamental para escritórios de advocacia.

A informação é um elemento-chave estratégico. E as formas de produção, otimização e administração de documentos eletrônicos representam um diferencial competitivo para os escritórios de advocacia.

O gerenciamento abrangente de documentos pode ajudar a atender às necessidades de informações do seu escritório de advocacia, combinando vários documentos como e-mails a contratos, acordos e outros usados ​​na organização com informações de casos e clientes. 

Além disso, quando todas as suas informações estão centralizadas e vinculadas a atividades e faturamento, é possível gerar insights para acompanhar o desempenho do escritório. Quer conhecer mais sobre o potencial do GED (Gestão Eletrônica de Documentos) no ambiente jurídico? Então continue a leitura deste post.

O que é GED?

A Gestão Eletrônica de Documentos vai muito além do que armazenar arquivos. É uma tecnologia que realiza o gerenciamento de todos os documentos, e-mails e arquivos relacionados a um cliente e caso em um local central. 

Em comparação a sistemas de pastas como o Google Docs, Dropbox ou mesmo o armazenamento no servidor do escritório - facilita muito a recuperação de documentos, por exemplo. Soluções especializadas em GED também permitem que se realizem pesquisas baseadas em texto, o que significa pesquisar documentos (incluindo o conteúdo deles) para encontrar o que está procurando em segundos.

Como funciona um sistema de GED

Os documentos estão em toda parte. Os escritórios de advocacia criam documentos, e-mails, planilhas, apresentações e outros materiais mais rápido e em maior volume do que nunca. E é fácil perceber o porquê. À medida que mais e mais pessoas trabalham juntas, compartilhar informações é fundamental. Essa colaboração exige acesso imediato e compartilhado a arquivos e outros recursos.

À medida que esse conteúdo não estruturado cresce, empresas grandes e pequenas estão comprometendo uma quantidade cada vez maior de recursos para gerenciá-lo.

A ideia por trás de uma plataforma de GED é bastante simples: dar a todos na organização acesso fácil a todas as informações necessárias para tomar decisões, concluir projetos e trabalhar com a máxima eficiência. 

O GED minimiza os documentos em papel e os sistemas relacionados. Mas ele não é apenas um sistema de arquivamento legal e ecológico. É um processo que abrange o ciclo de vida do documento, desde a captura de informações até o arquivamento. 

Esses sistemas tendem a eliminar todo aquele tempo de inatividade gasto na busca de informações. Eles organizam os arquivos digitais existentes em um local central, armazenando os metadados dos documentos em pastas. Isso torna o conteúdo facilmente disponível para as pessoas certas no momento certo. 

Por que investir em GED?

Antes de escolher um software de gerenciamento eletrônico de documentos é imprescindível que você saiba por que investir nele. O primeiro ponto é que, quando bem dotada das funcionalidades essenciais, a solução permite simplificar o armazenamento, partilha, validação e pesquisa de documentos.

Outra questão importante: quando adaptado às necessidades do escritório jurídico, um software de GED deve ser capaz de aumentar a produtividade e otimizar o fluxo de trabalho.

Com a gestão eletrônica, as bancas ganham na otimização do uso diário dos documentos. Além disso, todos os setores otimizam o desempenho, cortam custos, economizam espaço físico e melhoram a segurança.

As razões para investir em uma solução de GED não param por aí. 

Pontos a considerar ao escolher um software de GED

Entre os vários critérios que devem ser verificados na avaliação do investimento em GED, os mais essenciais são:

Seja fácil de usar

Bons sistemas GED têm opções avançadas atraentes e recursos que fazem os olhos brilharem. No entanto, ao escolher um software de gerenciamento eletrônico de documentos, a facilidade de uso deve ser primordial.

Procure um sistema que tenha uma interface amigável, ou seja, fácil de usar e entender. Caso contrário, os usuários perderão tempo decifrando o caminho que devem seguir.

Ainda sobre a facilidade de uso, ao escolher um software de gerenciamento eletrônico de documentos, certifique-se de que ele possua ferramentas de busca que permitam a localização de documentos por tipo, data de preparação, edição, etc.

Automatize o fluxo de trabalho

Fazer um investimento em GED só fará sentido se o seu escritório de advocacia tiver economia de tempo e aumento de produtividade. Pense na rotina de manuseio manual de um documento.

Um ponto importante na hora de escolher um software de gerenciamento eletrônico de documentos é entender que o sistema deve permitir fluxos de trabalho que façam todo o gerenciamento de forma automatizada. Esta gestão deve ser independente para cada tipo de documento .

Além disso, todos os envolvidos devem ter uma visão intuitiva de seu histórico, como: versões, revisões, aprovações, emissão de cópias e outros.

Ofereça segurança total da informação

Não há dúvida de que um dos aspectos mais importantes da gestão de documentos é a segurança. Quando se  fala de segurança flexível, quer dizer que a solução GED deve manter seus documentos armazenados de forma segura, mas que a segurança de acesso a cada tipo de documento deve ser flexível.

Explicando: ao escolher um software de gerenciamento eletrônico de documentos, tenha em mente que ele deve permitir que o usuário especifique, de acordo com o tipo de documento, itens como: acesso à leitura, edição, exclusão, impressão, capturas de tela, gravação, entre outros .

Mas se por um lado uma solução de GED deve permitir que o acesso ao documento seja moldado de acordo com as necessidades do escritório jurídico, por outro o sistema não pode permitir brechas para violações de dados. Por isso, ao escolher um software de gerenciamento eletrônico de documentos, verifique quais são seus protocolos de segurança.

Atenda às necessidades específicas 

Cada escritório de advocacia tem seus próprios processos. Ao escolher um software de gerenciamento eletrônico de documentos, peça ao fornecedor para mostrar como a solução que está sendo avaliada pode melhorar os processos da sua organização.

Certifique-se também de verificar se a solução é flexível. Sistemas rígidos e complexos não permitirão que sua empresa se adapte às mudanças de processo que surgem (e sabemos que as mudanças são naturais). Com um software flexível, sua organização certamente terá à mão uma ferramenta que sempre atenderá às suas necessidades.

Conheça a solução de GED da Thomson Reuters

Desenvolvido especialmente para atender as necessidades do mercado jurídico, a solução para gestão eletrônica de documentos da Thomson Reuters oferece recursos avançados para busca e compartilhamento de arquivos, colaboração entre equipes internas, clientes e correspondentes em um ambiente altamente seguro. 

Totalmente integrado ao Legal One, ao HighQ e às principais ferramentas do mercado, a adoção significa inovação para seu escritório e também mais eficiência, agilidade e produtividade para a equipe.

Entenda o funcionamento da solução de Gestão Eletrônica e Avançada de Documentos

O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) tem por objetivo realizar o controle dos arquivos em diversos formatos. Dentro dele é possível visualizar os documentos anexados em seus respectivos vínculos. 

Por meio de nossas soluções de GED, usuários com permissão de acesso a ele poderão visualizar todos os arquivos anexados em qualquer contexto e de qualquer estação que esteja conectada ao banco de dados.

Em resumo:

  • Conte com um gestor eletrônico de documentos completo e intuitivo, pensado para os profissionais do Direito;
  • Sincronize seu software de gestão jurídica ao HighQ e vincule os documentos dos seus processos;
  • Compartilhe seus documentos de maneira segura e colabore com clientes e correspondentes.

Benefícios da utilização do GED

  1. Gestão Avançada de Documentos: criado para suportar rotinas jurídicas, o GED do HighQ é utilizado por milhares de escritórios no mundo todo. Desenvolvido com tecnologia de ponta, é diferente de tudo que você já viu.
  2. Redução de custos: trabalhe com fornecedor global, sem ficar sujeito às oscilações do dólar. Menor custo e mais previsibilidade para os seus pagamentos.
  3. Um único fornecedor: com a Thomson Reuters você terá o que há de melhor em gestão jurídica no mundo, sem precisar gerenciar vários fornecedores de tecnologia. Mais facilidade e agilidade para o seu dia a dia.

Coordenar a gestão documental, monitorizar as atividades e manter um registo de tempo permite avaliar a produtividade do escritório em nível global e a eficiência de cada advogado em nível individual. Nos dias de hoje, ter um escritório inteligente está ao seu alcance.

Para advogados focados em administrar um escritório de sucesso, é hora de uma solução única, completa e flexível com todas as vantagens de uma empresa de soluções confiáveis como a Thomson Reuters. Esqueça o incômodo e as despesas de lidar com TI e confie em uma solução segura que permite acessar dados de casos, clientes e empresas 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Saiba mais sobre a como a Thomson Reuters apoia seu escritório com GED.

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