Sob o impacto de uma pandemia, a colaboração baseada na nuvem finalmente se destaca para os escritórios de advocacia

Seja bem-vindo ao "novo normal". À medida que o mundo enfrenta os desafios de reduzir a transmissão do COVID-19, os escritórios de advocacia em todo o mundo enfrentam a necessidade de suas equipes se conectarem virtualmente e continuar atendendo às necessidades dos clientes - ao mesmo tempo em que precisam atender um novo conjunto de questões legais vinculadas ao vírus.

Sob o impacto de uma pandemia, a colaboração baseada na nuvem finalmente se destaca para os escritórios de advocacia

Tradução do blog jurídico da Thomson Reuters global. Link: https://legal.thomsonreuters.com/blog/in-the-shadow-of-a-pandemic-cloud-based-collaboration-finally-shines-for-law-firms/

 

Seja bem-vindo ao "novo normal". À medida que o mundo enfrenta os desafios de reduzir a transmissão do COVID-19, os escritórios de advocacia em todo o mundo enfrentam a necessidade de suas equipes se conectarem virtualmente e continuar atendendo às necessidades dos clientes - ao mesmo tempo em que precisam atender um novo conjunto de questões legais vinculadas ao vírus.

É provável que todo escritório de advocacia sofra pressão de um jeito ou outro, mas alguns escritórios de advocacia estão indiscutivelmente melhor preparados para a realidade atual. Embora as demandas nos tribunais e de contencioso tenham sido reduzidas ao mínimo, os aspectos cotidianos típicos do gerenciamento de questões e dos fluxos de trabalho legais tornaram-se um desafio para os escritórios despreparados lidarem com uma força de trabalho separada por distância e distrações.

Quando empresas e pessoas são separadas, as linhas naturais de comunicação sofrem. O fato é que a vida em um escritório é, na verdade, um pouco informal. A proximidade e visibilidade trazem a tolerância para diferentes estilos de trabalho entre os indivíduos. No entanto, espalhe sua força de trabalho e normas não oficiais são rapidamente postas à prova.

Apesar de toda nossa conectividade e tecnologia modernas, essas pequenas conversas diárias entre colegas de trabalho ainda têm grande valor. Em situações específicas, a conversa era o processo. Essa é uma das principais razões pelas quais o valor dos fluxos de trabalho compartilhados está se tornando cada vez mais claro. No escopo de uma quarentena, as ferramentas de colaboração remota estão se destacando.

Ao trabalhar remotamente, os processos importam mais do que nunca

Seu escritório de advocacia já deve estar percebendo isso. Até mesmo poucos dias de distanciamento social podem transformar processos de negócios relativamente simples em um emaranhado de confusão. Questões jurídicas complexas para clientes de alto valor e que exigem alto volume de interações? Elas exigem uma solução completamente diferente.

Existe agora uma urgência nos escritórios de advocacia de todos os tamanhos, para gerenciar ativamente projetos e processos entre funcionários remotos. Ao passar tanto tempo longe um do outro, é importante capturar e compartilhar os elementos vitais do local de trabalho, para garantir que tarefas e responsabilidades importantes não passem despercebidas.

Uma pesquisa recente da Thomson Reuters revelou que quase 60% dos escritórios respondentes empregavam pelo menos um gerente de projeto. Mas apenas 39% enxergavam que a tecnologia de gerenciamento de projetos era muito ou extremamente valiosa para a empresa. Esse último número provavelmente aumentou considerando as circunstâncias atuais.

Tomemos, por exemplo, uma questão jurídica em particular. Escritórios de advocacia sem um fluxo de trabalho padronizado e sistema de gerenciamento de projetos baseado na nuvem podem, de repente, não serem capazes de responder a algumas questões básicas: 

Que assuntos estão sendo trabalhados?

Quem está trabalhando neles?

Quando a última tarefa foi executada?

Onde estão os documentos relevantes para o assunto? 

Por que certas medidas foram tomadas?

Conhecer esses fatos e conseguir acessá-los facilmente de qualquer lugar é apenas um dos benefícios das modernas ferramentas de gerenciamento de projetos jurídicos. A capacidade de acompanhar o trabalho do escritório o ajudará a tomar as decisões corretas quando for o momento de delegar tarefas, priorizar novamente as iniciativas e atender as necessidades dos clientes em tempos de incerteza.

Infraestrutura que lhe acompanha até em casa

Outra vantagem entre os escritórios de advocacia habilitados para trabalhar na nuvem é a portabilidade de ferramentas essenciais da organização. É contraintuitivo, mas ao mover seus dados e infraestrutura para fora do escritório, você facilita a entrada de sua equipe no escritório - de forma virtual, é claro.

Por exemplo, o acesso remoto a arquivos críticos e ferramentas de colaboração de nível profissional permite que equipes de funcionários trabalhem juntas, literalmente. Existem diversas ferramentas que permitem que as equipes se comuniquem, mas a capacidade de realmente colaborar em um documento ou projeto compartilhado é algo um pouco mais complicado.

Do ponto de vista de suporte técnico e manutenção, a implantação de uma estrutura digital também ajuda aos profissionais do escritório que não são advogados. Com a capacidade de distribuir atualizações over-the-air, os departamentos de TI dos escritórios de advocacia podem disponibilizar as atualizações de segurança e os recursos mais recentes sem a necessidade de presença local - algo que já é comum entre a maioria dos produtos eletrônicos de consumo.

Pense no panorama geral do seu escritório de advocacia

As últimas semanas trouxeram mudanças constantes. Elas estão criando incertezas entre famílias, funcionários, clientes e o público em geral. Diante dessas mudanças, pessoas e empresas precisam controlar o que elas podem.

Então, pare um momento e analise seu escritório. Dada a tecnologia à sua disposição e as necessidades relativas de sua organização e de seus clientes, faça uma avaliação honesta do que você pode fazer agora para estabelecer uma medida de controle.

Agora provavelmente não é o momento ideal para trocar a tecnologia ou os processos de todos, mas se sua empresa tiver acesso a ferramentas baseadas na nuvem, verifique se seu pessoal sabe como e por que usá-las. Os clientes da Thomson Reuters podem encontrar vários recursos de suporte aos produtos, por exemplo.

Sua equipe pode se ajustar ao "novo normal". Aproveite a conectividade que a tecnologia jurídica moderna oferece e você estará em melhor posição para atender seus clientes com segurança e qualidade. Eles vão precisar de você.

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