Obrigações legais e tecnologia

Como a interface entre o jurídico das organizações e o governo estão se tornando cada vez mais digitais?

Por Alberto Carlos Dias*

 

Os avanços trazidos pelos sistemas eletrônicos no que tange a interlocução entre o Jurídico e os Órgãos da Administração Pública, por qualquer prisma, têm-se revelado como avanço espacial e temporal, faltando-lhe apenas exclusão de algumas obrigações acessórias, a lhe reportar adequadamente como célere e econômico pelo ente Federado e Administrado.

 

As empresas têm tido de mudar a sua forma de gestão para poder se adequar a nova realidade informatizada, a que o Fisco se adaptou, portanto, a palavra-chave de alguns anos pra cá, tanto para as empresas maiores, como para as empresas médias e pequenas, tem sido as soluções em TI.

 

Atualmente as obrigações com o Fisco já são praticamente todas em formato digital, e para que a empresa possa se manter firme cumprindo suas obrigações legais, ela precisa de ferramentas de tecnologia da informação que permitam esse gerenciamento.

 

A BUROCRACIA ENFRENTADA PELAS EMPRESAS BRASILEIRAS FOI O QUE IMPULSIONOU ESSA MEDIDA POR PARTE DO GOVERNO FEDERAL. DESSA FORMA, O OBJETIVO É TORNAR O AMBIENTE DE NEGÓCIOS MAIS SIMPLES.

 

Hoje, as organizações privadas precisam apresentar informações a vários órgãos públicos: Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal, por exemplo.

O envio desses dados é feito de várias formas e com padrões diferentes, tanto online quanto offline. Por isso, as obrigações do setor de RH se tornam extremamente burocráticas. Com o novo sistema, o registro será feito em um layout único, facilitando esse trabalho entre o eSocial e a folha de pagamento.

 

eSocial foi estabelecido pelo decreto 8373, de 2014.

No ano seguinte, entrou em vigor apenas um de seus módulos, relacionado ao trabalho doméstico.

 

Prazo para a implementação do eSocial

Após várias prorrogações, o sistema completo deve começar a valer oficialmente em 1º de janeiro de 2018 para empresas com faturamento anual igual ou maior que R$ 78 milhões. Neste caso, a informação de eventos relativos à saúde e segurança do trabalhador (SST) só será obrigatória pelo eSocial após seis meses (julho 2018).

 

Para as demais empresas, a data prevista é 1º de julho de 2018. Incluindo as micro e pequenas e também os MEIs (Microempreendedores Individuais). Nesse caso, a informação de eventos relativos à saúde e segurança do trabalhador (SST) também só será obrigatória pelo eSocial após seis meses (janeiro 2019).

 

Vantagens do eSocial Empresas

Por meio do eSocial Empresas, disponibilizado no SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), as organizações poderão substituir 15 prestações de informações ao governo por um único informativo. São as seguintes:

  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) ;
  • Livro de Registro de Empregados (LRE);
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • Comunicação de Dispensa (CD);
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) ;
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) ;
  • Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
  • Guia da Previdência Social (GPS);
  • Folha de pagamento.

 

Além disso, o sistema deve diminuir as ocorrências de erros ao possibilitar a inclusão de dados em tempo real. O programa também permitirá a geração automática de guias de recolhimento do FGTS e de outros tributos.

 

Um detalhe importante é que nenhuma nova obrigação será exigida com a implantação do eSocial — a única mudança está na unificação dos documentos. Outra vantagem é ampliar a produtividade do setor de RH, já que todas essas atividades serão simplificadas.

 

EFD-REINF e o eSocial

É importante deixar claro que o eSocial será complementado pela EFD-REINF, obrigação que compreende eventos que estavam no projeto inicial do eSocial e que agora serão tratados de forma independente, ou seja, mais uma obrigação que faz parte do projeto SPED, e acompanha o cronograma do eSocial.

A nova escrituração substituirá as informações contidas em outras obrigações acessórias, como o módulo da EFD-Contribuições que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

 

Mudanças para o RH

Assim que o eSocial entrar em vigor, o setor de recursos humanos precisará lançar informações no sistema todos os dias. Assim que o envio for feito, o profissional deverá receber um protocolo de validação do recebimento por parte da Receita Federal. Os prazos de envio variam de acordo com a atividade, conforme os exemplos a seguir:

  • Admissão e demissão: deve ser informada assim que ocorrer, pois o trabalhador não poderá exercer suas funções enquanto o arquivo não for lançado na base;
  • Jornada e mudanças de horários: qualquer alteração deve ser informada assim que ocorrer, mesmo para aqueles trabalhadores que não precisam marcar o ponto;
  • Folha de pagamento: o envio deve ser feito no dia 7 do mês seguinte;
  • Alterações salariais: essa informação deve ser enviada no dia seguinte à alteração.

 

Apesar de assustar em um primeiro momento, o eSocial tem uma ótima previsão. Espera-se que os profissionais acostumem-se rapidamente ao sistema, percebendo de maneira rápida os efeitos da implantação e da diminuição da burocracia.

 

Independentemente do porte, todas as empresas devem estar preparadas tecnologicamente para seguir o que determina essa nova medida governamental.

 

Principais dificuldades no cumprimento das obrigações acessórias.

Quase metade das empresas que passarão a enviar, a partir do eSocial, informações de folha de pagamento e encargos trabalhistas em tempo real ao governo a partir de 2018 ainda não se preparou para o novo sistema.

 

A Receita Federal estima que 14 mil companhias estarão sujeitas ao eSocial a partir de janeiro. As demais entram no sistema no segundo semestre de 2018.

 

Pesquisa da consultoria EY com 386 companhias com faturamento superior a R$ 78 milhões ao ano – sujeitas à obrigação no começo do ano – aponta que 48% não têm nenhuma avaliação sobre quais as mudanças que terão de ser feitas para adotar o novo sistema.

 

O eSocial permitirá um aumento na capacidade de fiscalização de órgãos como Ministério do Trabalho e Previdência, além do fisco.

 

Deslizes comuns no cumprimento da legislação – como horas extras acima do limite de duas por dia e divisão de férias além do previsto em lei- e de procedimentos poderão ser monitorados sem fiscalização presencial.

 

PORTANTO, NÃO SERÁ MAIS POSSÍVEL RESOLVER QUESTÕES TRABALHISTAS COM "JEITINHO". EMPRESAS DEVERÃO TER MAIS PLANEJAMENTO E CONTROLE.

 

Se uma obra estiver atrasada, por exemplo, não será possível telefonar para trabalhadores para que venham no dia seguinte e formalizar a contratação depois, diz.

 

A empresa que não se adequar não conseguirá fazer suas declarações, perderá a certidão negativa de débitos (será considerada inadimplente com o governo) e estará sujeita a multas.

 

Pois como diria Charles Kettering “O problema não está em não enxergar a solução, mas em não enxergar o problema”

*Alberto Carlos Dias é Diretor da Comissão de Direito dos Refugiados da OAB/SP- Subseção Jabaquara, PÓS-GRADUADO EM CONTRATOS, Extensão em Mediação e Arbitragem, Especialização em Auditoria Fiscal,, Especialização em Ambiental, Especialização em Processo Civil , Pós graduando em Direito Tributário.

 

> PARA QUEM PRECISA DE CONHECIMENTO ESTRATÉGICO > REVISTA DOS TRIBUNAIS 
O Selo Editorial Revista dos Tribunais reúne autores consagrados do meio Jurídico em obras aprofundadas para capacitar os profissionais do Direito, respaldando-os com respostas rápidas, precisas e confiáveis.

> SOBRE A THOMSON REUTERS  | LEGAL
Respaldamos os profissionais do Direito com respostas confiáveis para as suas decisões mais estratégicas, combinando inteligência, tecnologia e os melhores especialistas, oferecendo soluções digitais inovadoras para a gestão eficiente e gerando conteúdo relevante para as mais diversas áreas do mercado Jurídico.

Histórias relacionadas

Como a organizações e governo estão se integrando de maneira digital por meio do eSocial.

Como os fornecedores alternativos de serviços jurídicos estão inovando na forma de apresentar novas soluções e atendimento para escritórios de advocacia e corporações?

Como departamentos Jurídicos podem ganhar produtividade no cumprimento de obrigações fiscais?