O que a ascensão da nuvem significa para os escritórios jurídicos

Adaptado de What the Rise of the Cloud Means for Law Firms, por Nina Lukina*, para o Legal Executive Institute

 

 

Quando a computação em nuvem foi lançada pela primeira vez para escritórios de advocacia, a maioria considerou inviável. Armazenar dados do cliente nos servidores de outra pessoa, em um local no mínimo desconhecido, era inconcebível. Agora, as organizações jurídicas passaram de reconsiderar cautelosamente a nuvem para abraçar suas possibilidades.

Esta evolução drástica ocorreu dentro de um período de cinco anos. Como isso aconteceu? Conforme os fornecedores passaram a entender melhor o que estava causando a hesitação dos clientes em potencial, as plataformas na nuvem amadureceram. E à medida em que alguns escritórios de advocacia pioneiros começaram a levar seus aplicativos e armazenamento para a nuvem com sucesso, outros se aproximaram da ideia. Agora, o setor jurídico não está perguntando se deve ou não fazer a mudança, mas a melhor forma de fazê-la.

 

Superando Preocupações de Segurança, Governança de Dados e Conectividade

Inicialmente, a nuvem sofreu com a percepção de que oferece segurança de dados instável. Além disso, as preocupações com a governança da informação não foram ajudadas por um caso internacional de privacidade de dados com conotações extraterritoriais, Estados Unidos versus Microsoft (comumente chamado de “Caso da Irlanda” para diferenciá-lo do famoso processo antitruste de 2001).

Essas preocupações fizeram com que a nuvem parecesse um território proibido para o Direito, apesar de seus benefícios, que são consideráveis. Como a nuvem não exige mais que você armazene programas e dados no local, você pode economizar em despesas como hardware, refrigeração e imóveis. A nuvem também é por natureza altamente escalável e flexível, o que significa que seu tamanho pode ser facilmente ajustado, para que você pague apenas pelo que usa. Além dessas vantagens, existem muitas outras, incluindo gerenciamento simplificado, atualizações tranquilas e, talvez surpreendentemente, segurança.

A realidade é que a maioria dos fornecedores de nuvem pode oferecer melhor criptografia, gerenciamento e monitoramento do que os escritórios de advocacia podem fazer por conta própria. De fato, a segurança está diminuindo como uma preocupação, à medida que mais organizações percebem que empresas estabelecidas como a Microsoft, a NetDocuments e a iManage levam a segurança a sério. Da mesma forma, agora é evidente que os fornecedores de nuvem tendem a fornecer tempo de atividade ainda melhor do que uma implementação local. Adotar a nuvem significa, no entanto, que você precisa de uma conexão à Internet forte e, de preferência, redundante.

A realidade é que a maioria dos fornecedores de nuvem pode oferecer melhor criptografia, gerenciamento e monitoramento do que os escritórios de advocacia podem fazer por conta própria.

A governança de dados na nuvem, no entanto, continua sendo um debate em andamento. O Cloud Act, aprovado em março de 2018 como resultado do caso da Irlanda, estipula que o governo pode emitir um mandado ou intimação de dados armazenados na nuvem, independentemente de onde o servidor real esteja (seja na Irlanda ou não). Embora uma intimação também possa ser emitida diretamente para uma empresa, a perspectiva de ficar de fora do processo deixa os advogados desconfortáveis. Em resposta, muitos fornecedores de nuvem estão permitindo que os clientes adotem uma abordagem híbrida e mantenham certos dados no local. Embora ainda seja raro uma empresa ser totalmente em nuvem, os ambientes híbridos são cada vez mais predominantes.

 

O que saber sobre o ajuste para a nuvem

Os escritórios de advocacia devem se preparar para a expansão contínua da nuvem para o setor jurídico. Primeiro, isso representa uma mudança no orçamento. Mudar para a nuvem normalmente significa mudar para um modelo de licenciamento por assinatura. Grandes compras de vários anos, digamos, de sistemas operacionais e programas de gerenciamento de documentos, se transformam em taxas mensais recorrentes para o Office 365 e para o NetDocuments. Embora os custos mensais em andamento possam ser mais altos, eles serão mais regulares e previsíveis, e você pagará apenas pelo número de licenças necessárias de cada vez.

Grandes projetos de TI e atualizações programados para cada três a cinco anos também estão se tornando uma coisa do passado. A nuvem envolve atualizações contínuas, que têm prós e contras, e é definitivamente uma grande mudança na qual os escritórios de advocacia terão que se ajustar. Com os programas em nuvem, novos recursos são lançados para os usuários de forma contínua e incremental. Eles podem se acostumar com eles em um ritmo mais lento do que se todos fossem agrupados (da maneira tradicional), mas o treinamento contínuo pode ser necessário para alguns.

Large IT projects and upgrades slated for every three to five years are also becoming a thing of the past. The cloud entails continuous upgrades, which has pros and cons, and is definitely a large change to which law firms will have to adjust. With cloud programs, new features are rolled out to users continually and incrementally. They can get used to them at a slower pace rather than if they were all batched together (in the traditional way), but ongoing training may be necessary for some.

Grandes projetos de TI e atualizações programados para cada três a cinco anos também estão se tornando uma coisa do passado. A nuvem envolve atualizações contínuas, que têm prós e contras, e é definitivamente uma grande mudança na qual os escritórios de advocacia terão que se ajustar. Com os programas em nuvem, novos recursos são lançados para os usuários de forma contínua e incremental. Eles podem se acostumar com eles em um ritmo mais lento do que se todos fossem agrupados (da maneira tradicional), mas o treinamento contínuo pode ser necessário para alguns.

Por fim, o novo modelo de atualizações contínuas acarretará uma mudança maior para as equipes de TI do que para os usuários. A manutenção de sistemas em nuvem requer um conjunto diferente de habilidades. Por exemplo, o empacotamento de aplicativos - a prática de garantir que vários programas sejam compatíveis uns com os outros, para que possam funcionar sem problemas - se tornará muito mais importante agora. Os processos de projetar, testar e implantar os principais sistemas, que as equipes de TI normalmente demoram meses para fazer, agora terão que ser concluídos em um ritmo muito mais rápido, conforme novas iterações de sistemas sejam lançadas mais rapidamente, como a decisão da Microsoft de lançar grandes atualizações para o Windows 10 a cada seis meses.

Agora, parece que a nuvem não deve retroceder, mas avançar cada vez mais na esfera jurídica. Com um planejamento cuidadoso e uma abordagem moderada, você também pode introduzir a nuvem em aspectos da tecnologia de sua empresa - e colher os benefícios.

 

 

Sobre a autora

Nina Lukina pesquisa e escreve sobre tecnologia emergente para a Kraft Kennedy, Inc., uma empresa de consultoria em tecnologia e administração. Suas principais áreas de foco incluem a nuvem, o software e a infraestrutura como serviço, a segurança cibernética e o desenvolvimento de campos como inteligência artificial e blockchain.

Tendo ajudado escritórios de advocacia a passar por reformas de estratégia de TI, adaptar-se a acordos de faturamento alternativos e combinar departamentos de TI após fusões, a Nina está altamente familiarizada com os desafios e oportunidades específicos enfrentados pelo setor jurídico. Ela também trabalhou com empresas para ajudá-las a adotar a mobilidade, a nuvem e os modernos programas de segurança de informações fáceis de usar.

 

 

> PARA QUEM PRECISA DE INOVAÇÃO NA GESTÃO JURÍDICA > LEGAL ONE 

A Revolução digital no gerenciamento e inteligência estratégica para escritórios de advocacia e departamentos Jurídicos

> PARA QUEM PRECISA DE CONHECIMENTO ESTRATÉGICO > REVISTA DOS TRIBUNAIS 
O Selo Editorial Revista dos Tribunais reúne autores consagrados do meio Jurídico em obras aprofundadas para capacitar os profissionais do Direito, respaldando-os com respostas rápidas, precisas e confiáveis.

> SOBRE A THOMSON REUTERS  | LEGAL
Respaldamos os profissionais do Direito com respostas confiáveis para as suas decisões mais estratégicas, combinando inteligência, tecnologia e os melhores especialistas, oferecendo soluções digitais inovadoras para a gestão eficiente e gerando conteúdo relevante para as mais diversas áreas do mercado Jurídico.

 

Quer saber mais? Preencha o formulário para solicitar um contato

Por favor, preencha todos os campos obrigatórios.

Ao enviar este formulário, você reconhece que leu e concorda com a nossa

Política de privacidade