Manter a segurança de dados na advocacia é algo essencial para escritórios e departamentos jurídicos. Não dedicar a atenção necessária a esse aspecto pode trazer uma série de prejuízos, tanto financeiros quanto de reputação.
Quer ficar por dentro das melhores práticas em segurança de dados na advocacia? Então, continue a ler este artigo.
O que está em risco?
A advocacia lida no dia a dia com informações sensíveis. Elas vão desde dados pessoais de contratantes até documentos estratégicos de grandes corporações.
Neste contexto, a segurança de dados vai além do sigilo profissional. Contempla ainda manter a integridade, a confiabilidade e a disponibilidade desses conteúdos em posse da companhia ou de advogados e advogadas. Agora, o que coloca em risco as informações?
Principais ameaças cibernéticas enfrentadas pelos escritórios
O ransomware, em que criminosos criptografam os dados de um escritório e exigem resgate para liberá-los, é uma das principais ameaças. É um tipo de ataque com potencial para paralisar totalmente a operação da banca de advogados, por exemplo. Os prejuízos financeiros e de reputação tendem a ser consideráveis.
Outro risco para quem atua no mundo jurídico é o phishing, em que hackers usam e-mails ou mensagens fraudulentas para obter credenciais de acesso ou instalar aplicações nocivas nos computadores de uma empresa. Essas mensagens costumam ser disfarçadas como comunicações legítimas, como intimações judiciais, dificultando a detecção por usuários menos treinados.
As ameaças de segurança de dados na advocacia não param por aí. A sobrecarga de informações por meio de ataques do tipo DDoS, ou Distributed Denial of Service, visa deixar os servidores indisponíveis.
Além desses desafios, há também o risco de vazamentos internos, seja por descuido ou má-fé de colaboradores que têm acesso privilegiado a sistemas e documentos.
Impacto da violação de dados na reputação e na prática jurídica
Quando ocorre uma violação de dados, existe um abalo na credibilidade do escritório. Afinal, a confiança é um elemento fundamental nessa relação profissional.
Além disso, a situação às vezes coloca em risco processos em curso, expondo estratégias de defesa ou negociação, prejudicando a posição dos clientes. E, consequentemente, a imagem do advogado.
Em termos práticos, a perda ou a exposição de documentos sigilosos pode gerar responsabilidades éticas e legais, inclusive com possibilidade de sanções administrativas e pecuniárias. Dependendo da gravidade do incidente, a banca eventualmente enfrenta processos por parte de contratantes que sentiram que foram prejudicados.
Melhores práticas para proteger os dados jurídicos
Não basta apenas investir em antivírus ou firewalls. O ideal é investir na criação de uma cultura de segurança que permeie todos os níveis da organização.
A implementação de políticas de segurança da informação é uma boa pedida. Trata-se de um conjunto de diretrizes formais que estabelece como proteger, armazenar, gerenciar e descartar seus dados.
Essa política inclui definições de classificação de informações, determinando o que é público, interno, confidencial ou restrito. Também define procedimentos para lidar com cada categoria e delimita quem pode acessar o que e sob quais circunstâncias.
É importante ter em mente que essas regras devem ser atualizadas periodicamente para acompanhar mudanças na legislação e na tecnologia.
Outras práticas importantes são:
Uso de autenticação multifator e controle de acessos
A autenticação multifator também é conhecida como MFA. Ela exige, além de uma senha, um segundo ou terceiro fator de verificação, como um token físico, um aplicativo gerador de códigos ou reconhecimento biométrico. É algo que tende a reduzir o risco de invasões baseadas em roubo de credenciais.
O controle de acessos, por sua vez, define diferentes níveis de permissão para cada usuário ou grupo, garantindo que cada pessoa conte com acesso apenas aos dados necessários para desempenhar suas funções.
É um princípio conhecido ainda como privilégio mínimo e diminui o alcance de possíveis vazamentos internos e ataques.
Treinamento contínuo da equipe sobre cibersegurança
O fator humano é considerado o elo mais fraco na cadeia de segurança. Ações de phishing, por exemplo, se aproveitam da falta de atenção e desconhecimento de técnicas de engenharia social. Por isso, treinamentos frequentes são essenciais.
As capacitações precisam abranger temas como identificação de e-mails suspeitos, uso adequado das senhas, atualização de sistemas e dispositivos, manuseio de documentos impressos e práticas de descarte seguro.
Também é importante incluir orientações sobre como agir em caso de suspeita de invasão ou vazamento. Simulações de ataques de phishing e exercícios práticos ajudam a equipe a reconhecer ameaças e agir de forma preventiva.
Backup e recuperação de dados
Um backup deve ser feito de forma periódica, automática e armazenado de preferência em mais de um local. Inclusive, é interessante incluir uma cópia off-line ou em nuvens seguras, separadas da rede principal do escritório.
Assim, caso haja um ataque de ransomware ou um desastre natural que afete servidores locais, será possível obter novamente o conteúdo sem a necessidade de pagar resgate ou recorrer a soluções emergenciais de última hora.
É igualmente importante testar regularmente esses processos de recuperação. De nada adianta ter backups se, na hora de restaurar, os arquivos estão corrompidos ou o procedimento não funciona como deveria.
Como responder a ciberataques?
Por mais que se invista, nenhum sistema é 100% imune a ataques. E a forma como um escritório de advocacia responde a um incidente cibernético pode determinar a extensão dos danos. Uma reação rápida e organizada tende a dirimir prejuízos e preservar a continuidade dos negócios.
Para obter os melhores resultados nessa situação, é ideal contar com um plano de resposta a incidentes. É um documento que estabelece procedimentos claros a serem seguidos em caso de qualquer violação de segurança.
Ele deve conter informações sobre a equipe ou o comitê de crise responsável pela coordenação das ações e contatos de emergência, como fornecedores de TI, especialistas em segurança e autoridades legais. Fluxos de comunicação interna e externa também precisam estar presentes.
Além disso, é fundamental que conste nele cenários específicos, como ataques de ransomware, DDoS, phishing bem-sucedido, acessos não autorizados e perda de dispositivos que contenham dados sensíveis.
Para cada um, devem existir instruções detalhadas sobre os primeiros passos, a contenção da violação, a análise dos sistemas afetados, a recuperação das informações e a comunicação aos clientes e autoridades competentes, quando necessário.
Monitoramento e auditoria constante de sistemas
Monitorar a rede em tempo real é uma das maneiras mais efetivas de detectar incidentes de segurança precocemente. Ferramentas com esse intuito podem identificar atividades suspeitas, como acessos em horários inusitados ou transferência de grandes volumes de dados. Assim ficam aptas a acionar alertas que permitem uma reação rápida.
Além disso, a auditoria periódica de logs, que são registros de atividade em sistemas e aplicações, ajuda a identificar vulnerabilidades, padrões de ataque e possíveis acessos indevidos.
Soluções jurídicas seguras
A escolha de ferramentas e plataformas adequadas para o mundo jurídico faz toda a diferença para manter os dados confidenciais em segurança. O setor de tecnologia voltado para a advocacia oferece uma variedade de soluções, mas é fundamental avaliar a conformidade legal, a reputação do fornecedor e o nível de proteção oferecido.
Importância de utilizar softwares certificados
Softwares certificados geralmente passam por auditorias e análises independentes que verificam a segurança dos dados e a conformidade com normas como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a LGPD.
Ferramentas como Legal One e HighQ são desenvolvidas especialmente para o ambiente jurídico, fornecendo módulos de gestão de casos, controle de prazos, armazenamento seguro de documentos e canais de comunicação criptografados.
Além disso, esses softwares costumam oferecer relatórios que facilitam o trabalho de bancas que precisam demonstrar boas práticas de proteção de dados perante clientes e órgãos reguladores.
Outro ponto positivo é a atualização contínua, pois soluções renomadas lançam patches de segurança regularmente e contam com equipes dedicadas a corrigir vulnerabilidades assim que são detectadas.
Como escolher ferramentas que garantam conformidade e segurança
Primeiramente, verifique se a solução cumpre requisitos legais. Depois, avalie a estabilidade e a escalabilidade da ferramenta, já que escritórios em crescimento precisam garantir que o sistema suporte um volume maior de dados e usuários conforme evoluem.
Outro aspecto relevante é o suporte técnico oferecido pelo fornecedor. Em caso de incidentes ou dúvidas, é fundamental contar com atendimento especializado que responda com agilidade.
Por fim, a análise de custo-benefício também é parte importante: soluções muito baratas tendem a economizar recursos em curto prazo, mas trazer grandes riscos ou custos adicionais no futuro se não forem capazes de proteger os dados de forma adequada.
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