GED: ganhe tempo, dinheiro e reduza custos no seu escritório
Tempo, dinheiro, custos e gestão de documentos: esses são os principais elementos deste artigo, no qual vamos lhe contar qual é a relação entre realizar a Gestão Eletrônica de Documentos e ter mais tempo, gastar menos e ganhar mais.
É por isso que começamos com nosso principal conselho para advogados, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que enfrentam grandes desafios na gestão de documentos: o segredo é focar na otimização dos processos de gestão, e o resultado será: melhor desempenho, mais tempo útil e maior retorno.
Quer saber a melhor forma? Neste artigo contamos para você!
O que é a Gestão Eletrônica de Documentos?
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) envolve a utilização de processos tecnológicos de ponta para gerenciar de forma mais eficiente todos os documentos relacionados a profissionais jurídicos e escritórios jurídicos.
A diferença entre GED e GAD
Enquanto o GED se concentra no armazenamento e organização de documentos eletronicamente, a Gestão Avançada de Documentos (GAD) incorpora funcionalidades adicionais, como:
- Automação do processo;
- Personalização de metadados;
- Colaboração em tempo real;
- Integração com outros sistemas e ferramentas jurídicas.
Ou seja, o diferencial é que a Gestão Eletrônica de Documentos organiza tanto os seus documentos quanto os seus processos de trabalho, proporcionando-lhe os recursos necessários para melhorar a eficiência, produtividade e segurança na gestão de ambos.
Por que a Gestão Eletrônica de Documentos é crucial
A gestão é o caminho pelo qual a tecnologia avança; ao digitalizar e otimizar processos, você aumenta sua performance, economiza dinheiro e tem mais tempo útil para focar na prática jurídica.
A GAD é a resposta tecnológica a todos os processos manuais que podem ser realizados automaticamente; é como uma máquina que produz tempo útil. E a precisão na pesquisa e no arquivamento facilita a retenção de documentos em casos longos e fornece acesso rápido a documentos relevantes.
Se somarmos a isso que a GAD ajuda a manter a confidencialidade dos dados e otimiza a produtividade da sua equipe – que pode colaborar entre si e com os clientes –, só falta, para ficar perfeito, que você possa fazer tudo do seu celular…
Benefícios perfeitos para você e seu escritório jurídico
Quando uma ferramenta apresenta benefícios, é porque resolve problemas e desafios diários dos advogados, como a sobrecarga de arquivos e a necessidade de manter a confidencialidade e integridade dos dados.
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é a resposta: uma solução abrangente que oferece acesso rápido e seguro a informações relevantes a qualquer hora e em qualquer lugar.
Redução de custos
O gerenciamento eletrônico de documentos oferece uma maneira eficiente de reduzir custos em escritórios jurídicos.
- Ao eliminar o uso de papel, os escritórios podem economizar em despesas relacionadas à compra de papel, impressão e armazenamento físico de documentos.
- A automatização de tarefas através da Gestão Eletrônica de Documentos permite uma alocação mais eficiente de recursos humanos, libertando os colaboradores para se concentrarem em atividades de maior valor acrescentado.
- O cumprimento da regulamentação pode evitar multas e despesas adicionais em processos judiciais.
Aumento de produtividade
Ao fornecer ferramentas e processos eficientes para organizar e acessar documentos de forma rápida e segura, os advogados podem economizar o tempo precioso que gastariam procurando arquivos físicos ou digitais desorganizados.
Isso permite que eles se concentrem em atividades mais estratégicas, como pesquisa jurídica, análise de casos e interação com clientes.
Além disso, a colaboração entre os membros da equipe e os clientes é facilitada, aumentando ainda mais a eficiência do trabalho.
Melhor atendimento ao cliente
Ao manter a conformidade com as leis e regulamentos atuais, as empresas podem garantir a segurança e a integridade dos dados dos clientes, construindo assim uma relação de confiança.
Além disso, ao proporcionar acesso rápido e fácil a informações e ideias relevantes, os advogados podem oferecer um atendimento mais personalizado e eficaz, aumentando a satisfação e a fidelização de seus clientes.
10 recursos do GAD para melhorar sua prática jurídica
Entremos em mais detalhes sobre os principais benefícios que o GAD traz para os escritórios de advocacia operarem de forma mais eficiente e eficaz.
- Retenção de documentos para casos de longo prazo: mantenha os documentos relevantes para seus casos jurídicos ou projetos de longo prazo organizados e acessíveis pelo tempo que for necessário.
- Acesso simultâneo a documentos para revisão por pares e aprovação das partes interessadas: facilita a colaboração entre diferentes membros da equipe ou partes interessadas, simplificando os processos de revisão e aprovação.
- Busca instantânea de documentos relacionados a casos: utilizando critérios como palavras-chave, datas ou tipos de arquivo.
- Integração com outros sistemas utilizados na área jurídica, permitindo a gestão centralizada da informação.
- Compartilhamento seguro de documentos com clientes, colegas e demais colaboradores externos, garantindo a confidencialidade e integridade das informações.
- Geração de documentos utilizando templates e automação de processos: economia de tempo e redução de erros na criação de documentos repetitivos.
- Comparação de versões de documentos: facilita a identificação de alterações entre diferentes versões de um mesmo documento, permitindo uma revisão mais eficiente e precisa das modificações realizadas.
- Controle de usuários e permissões de acesso: diferentes níveis de acesso e permissões para usuários individuais ou grupos, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam acessar determinados documentos ou funções.
- Colaboração externa fora do ambiente desktop: facilita a colaboração e comunicação com pessoas fora do ambiente desktop, como clientes, testemunhas ou colaboradores externos.
- Aplicativo móvel para acessar e gerenciar documentos a partir de dispositivos móveis: permite acessar e gerenciar documentos a partir de dispositivos móveis, proporcionando flexibilidade e mobilidade aos usuários que precisam trabalhar fora do escritório.
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