Reduzindo o orçamento jurídico?

Neste post você obterá insights sobre as práticas recomendadas de departamentos eficientes

Há muitas maneiras de extrair mais valor do seu departamento jurídico, algumas das quais valem a pena serem testadas.

Adaptado de Shrinking Legal Budget? Extracting More Value From Your Department Could Be Easier Than You Think, para o Legal Insight.

O valor do aumento da visibilidade

Se você suspeitar que um corte no orçamento está chegando ou se inclusive isso já ocorreu, aumentar a visibilidade do gasto jurídico é uma boa maneira de lidar com ambos os cenários. A necessidade de acompanhar o seu gasto jurídico é real, portanto, aumentar a visibilidade tanto quanto possível ajudará a conseguir isso. Isso pode envolver:

  • Comparar os gastos com orçamento jurídico em nível granular
  • Desenhar métricas para rastrear as cargas de trabalho da equipe e medir o desempenho
  • Elaborar o custo total do seu departamento jurídico como uma porcentagem da receita da empresa
  • Tomar conhecimento de cada fatura de entrada e saída

Além do que foi dito acima, determinar o valor através do tipo de matéria pode ajudá-lo a descobrir áreas com problemas de sinalização vermelha que estão drenando uma quantidade surpreendente de gastos jurídicos. As tecnologias que permitem que você acompanhe questões e gastos jurídicos podem capacitá-lo para mostrar o valor de seu departamento. Com soluções de software como o Legal Tracker, você consegue manter a visibilidade dos gastos com seus conselhos externos com painéis e relatórios em tempo real que ajudam a identificar onde a redução de custos pode ser feita.

Planejando com antecedência para ganhar horas

É fácil gastar dinheiro quando você está com pressa e isso certamente se aplica à dinâmica de um departamento jurídico interno. Então, se você deseja extrair mais valor de sua equipe jurídica, saber exatamente o que está por vir permitirá reduzir as despesas com mais tempo do seu lado. Tomemos a gestão da questão como um exemplo, em que datas importantes, como renovações de contrato, depoimentos e datas de vencimento, podem ser conhecidas com antecedência. Assim que estiver no topo desses itens, você terá mais tempo para se concentrar nas áreas de seu departamento jurídico que precisam de mais atenção, como aumentar a eficiência entre os profissionais jurídicos que trabalham em seu departamento.

Um benefício adicional de tal organização é a agilidade que terá para lembrar antecipadamente aos consultores de seu escritório de advocacia sobre o envio de relatórios de status ou faturas. Por exemplo, não seria ideal solicitar um relatório de status de um consultor externo antes que uma fatura de um escritório de advocacia possa ser enviada? Quando se trata do processo de aprovação da fatura de escritório de advocacia, é uma boa ideia automatizar o processo e gerar faturas eletrônicas, com uma auditoria completa das aprovações também. A combinação dessas táticas resultará em você e sua equipe gastando horas de trabalho na geração de resultados para a empresa, em vez de processos administrativos demorados.

Processos simplificados para a vitória

Existem muitos processos que funcionam bem sozinhos e se prestam a uma variedade de tecnologias, como e-mail do Outlook ou planilhas do Excel. No entanto, o desafio que você deseja superar como conselheiro geral ou gerente de operações jurídicas não é outro senão simplificá-los para sincronizar com as metas gerais de seu departamento.

Cada processo e decisão de usar um determinado produto ou solução de tecnologia deve ser o mais eficiente possível. Perguntar-se: "Isso resolve um problema para minha equipe?" E "Esse processo ajudará a aumentar a eficiência ou prejudicar o fluxo de outros processos?" É um bom lugar para começar.

É por isso que parte da obtenção de valor extra de seu departamento jurídico inclui trazer pessoas na jornada com você o máximo possível, para garantir que a nova maneira de fazer as coisas seja respeitada e adotada.

Defendendo um departamento jurídico modernizado

Às vezes, convencer os stakeholders a tomar esse investimento inicial é um longo caminho a se percorrer. Então, nesse caso, significa que você tem que fazer um business case para os principais tomadores de decisão, para as mais recentes ferramentas, programas ou soluções, parte de seu argumento deve ser voltada para reduzir o tempo gasto no dia a dia e obter esses preciosos minutos e horas de volta. Além disso, conforme mencionado anteriormente, quanto mais visibilidade você tiver sobre seus assuntos jurídicos, faturamento eletrônico e acompanhamento de documentos, suas oportunidades de fazer melhorias e reduzir custos só poderão aumentar. Por sua vez, seu gasto jurídico não apenas melhorará, como também evitará o vermelho.

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