Desafios da COVID-19: mantendo os escritórios de advocacia em meio a tempos incertos

Desafios da COVID-19: mantendo os escritórios de advocacia em meio a tempos incertos

Autor: The Legal Institute

 

A pandemia da COVID-19 está forçando mudanças na maneira como o mundo (incluindo o mundo dos negócios) trabalha a tal ponto que os efeitos certamente se estenderão muito além da situação atual.

Além de setores inteiros potencialmente devastados, como viagens, restaurantes e entretenimento, o impacto da crise de hoje se tornará realmente um divisor de águas - a ser medido na nomenclatura antes e depois da COVID - que alterará quase todas as economias, negócios e empresas do mercado mundial, incluindo o setor jurídico.

No mundo jurídico, atualmente há uma variedade de respostas em jogo.

A Suprema Corte Americana adiou as alegações orais pela primeira vez desde 1918, e muitos tribunais também estão cancelando audiências e reuniões não relacionadas a casos. Alguns tribunais distritais, tribunais criminais e organizações de serviços jurídicos suspenderam o atendimento ou estão se tornando totalmente remotos, mas pode ser apenas uma questão de tempo até que o acesso à justiça signifique acesso on-line - uma mudança que provavelmente permanecerá sob algumas formas pós-pandemia.

Enquanto isso, a American Bar Association (ABA, equivalente americana à nossa OAB), que havia divulgado suas diretrizes sobre educação jurídica on-line em fevereiro, viu mais de 150 faculdades de Direito migrarem em massa para o aprendizado on-line após o cancelamento das aulas por causa do surto. De fato, a educação jurídica - já sob tremenda pressão para se modernizar na era digital - pode agora simplesmente não ter escolha.

O que os escritórios de advocacia têm feito

Os escritórios de advocacia - como seus colegas nos departamentos de Direito corporativo e empresas de tecnologia jurídica - estão implementando proibições de viagens e outras restrições, como mostrou uma pesquisa recente da ILTA (International Legal Technology Association).

Além de permitir ou exigir que advogados e equipe de suporte trabalhem em casa - e que fechem totalmente os escritórios nas cidades que o determinaram - muitos escritórios de advocacia estão abordando as necessidades dos clientes corporativos de maneira proativa. De fato, as maiores marcas do BigLaw criaram forças-tarefa interdisciplinares e lançaram listas de verificação e orientações para seus clientes, disponibilizando esse material gratuitamente em seus sites e mídias sociais. E escritórios de advocacia de pequeno e médio porte fizeram ofertas semelhantes, disponibilizando informações de forma proativa e rápida, especialmente para empregadores e clientes da área de saúde.

O distanciamento social está em vigor em muitas empresas, enquanto outros estão alternando equipes de advogados diariamente. Essa estratégia de pelotão permite que a empresa mantenha uma presença em seus escritórios, minimizando as chances de seus advogados encontrarem o vírus. Algumas empresas de médio e grande porte optaram por essas abordagens, o que pode estar dando mais tempo para que as empresas se preparem para acelerar seus processos, permitindo que todos os seus advogados sejam totalmente remotos, eventualmente.

Obviamente, essa abordagem não apresenta riscos em um ambiente legal que estava passando por uma mudança significativa mesmo antes da COVID-19. Por exemplo, o foco em permitir que advogados evitem o escritório realmente representa uma luta para muitos parceiros de escritórios de advocacia que valorizam a presença no escritório como parte da cultura de uma empresa. No entanto, na escala com preocupações com a COVID-19, por outro lado, em contrapartida, a resposta é óbvia. Seja a pandemia da COVID-19 ou alguma outra pressão externa que esteja forçando a mão da indústria legal, é claramente a hora de deixar de lado as noções estáticas e ultrapassadas de trabalho, e abraçar totalmente a eficiência das tecnologias remotas.

A tecnologia pode ajudar, mas...

O acesso remoto cresceu vertiginosamente, com um aumento de 44% nos últimos cinco anos, de acordo com uma análise especial feita pela FlexJobs e Global Workplace Analytics. Desde 2005, de fato, houve um aumento de 159% nos funcionários que trabalham fora do ambiente de escritório tradicional, mostrou a análise.

Para ajudar nessa migração em massa, agora podemos estar entrando na era de plataformas e de aplicativos. Aplicativos como ambientes virtuais Citrix e VMware, redes virtuais privadas (VPNs), plataformas de colaboração de clientes como HighQ e ferramentas de apresentação como Webex, GoToMeeting, Zoom e Skype, tornaram simples, convidativo e lucrativo trabalhar em qualquer local remoto com uma conexão de rede decente.

Essa tecnologia, que oferece colaboração e apresentação escalonáveis, foi projetada para "acesso a qualquer lugar" e está bem equipada para lidar com o aumento do tráfego, à medida que os profissionais do Direito realizam reuniões internas e externas, as equipes de litígio trabalham em conjunto para elaborar seus argumentos e escrever e enviar resumos e os gerentes da empresa acessam e analisam o fluxo de trabalho de suas equipes.

Como o conceito de advocacia remota, no entanto, essa tecnologia disponível também traz riscos. Por exemplo, os escritórios de advocacia que usam VPNs às vezes lutam com a velocidade da rede, dependendo da conexão e da carga de trabalho; e, de fato, muitas redes podem estar mal equipadas para lidar com quase todos os funcionários trabalhando remotamente. Além de considerar as capacidades do sistema, os departamentos de TI corporativos têm uma preocupação ainda maior - a segurança cibernética.

Agora, como a COVID-19 está forçando mais funcionários a se auto-colocar em quarentena e trabalhar em casa, os riscos à segurança da informação representados pelo acesso remoto podem criar novos desafios para os engenheiros de rede.

A abordagem em relação ao tempo deve mudar

Ben Levi, co-fundador e COO do InCloudCounsel, escreveu recentemente como o aumento da capacidade remota de advocacia e o trabalho flexível estavam se tornando cada vez mais a realidade em todo o setor jurídico, mesmo antes do surto. Isso não é bom apenas para escritórios de advocacia que desejam aumentar a eficiência e economizar em custos indiretos, mas também reflete em advogados que desejam vidas mais gratificantes e melhor bem-estar.

Se o vírus continuar a atrapalhar a vida por vários meses, como muitos especialistas esperam, os escritórios de advocacia precisarão repensar tudo, desde eventos do setor a programas de de estágio nas férias universitárias (summer associate programs) a suas tradições e formas de fazer negócios de longa data.

Para a prática real da lei, no entanto, a tecnologia existe para permitir que os negócios continuem sem muita interrupção, se os escritórios de advocacia a usarem e seus profissionais de tecnologia de confiança tomarem as medidas necessárias para manter seus dados seguros.

Ao acelerar uma tendência que já estava em andamento, podemos sair da crise atual com um local de trabalho dramaticamente transformado que altera permanentemente como o trabalho legal é executado e entregue.

Peter Colin e Eric Seader são tecnólogos e gerentes técnicos de clientes da Thomson Reuters, atendendo a grandes e médias empresas de advocacia nos Estados Unidos e no Reino Unido.

 

Este artigo foi publicado originalmente pelo Legal Executive Institute, em www.LegalExecutiveInstitute.com

This article was originally published by the Legal Executive Institute on www.LegalExecutiveInstitute.com.”

 

 

 

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