Como obter melhores dados de registros público

Entenda a importância do acesso a dados de registros públicos de qualidade e como eles podem ajudar a otimizar e melhorar na sua tomada de decisão diária

Como obter acesso a dados de registros públicos de qualidade otimiza o seu tempo e garante mais precisão nas suas tomadas de decisão diárias

 

Como usuário de registros públicos, você tem a enorme responsabilidade de confiar nos dados para tomar decisões que afetarão diretamente a vida das pessoas, além de garantir a integridade dos principais programas, instituições e empresas do governo. Para fazer o seu melhor, você precisa de dados com a mais alta qualidade. E precisa agora!

No entanto, os dados de baixa qualidade são tão predominantes que a maioria das organizações gasta uma quantidade enorme de tempo e dinheiro lidando com eles. Algo em torno de “20% da receita ou 50% dos custos diários como ponto de partida”, segundo Thomas C. Redman, profissional Ph.D. com mais de 30 ano de atuação com dados, autor do livro Data Driven e consultor de empresas da Fortune 100 para melhorar a qualidade de seus dados.

Em seu livro mais recente, Getting in Front on Data, Redman destaca várias informações valiosas para usuários de dados. Aqui estão algumas das mais úteis, além de dicas para ajudar os pesquisadores de registros públicos a utilizá-las.

Comunique suas necessidades

Para garantir que você obtenha os dados certos, no momento certo e no formato certo, primeiro você precisa saber como ser um bom cliente de dados. Mas o que exatamente é um cliente de dados? Redman diz que é alguém que usa dados para fazer seu trabalho e tomar decisões. Ou seja, todos nós. Portanto, se você atua em áreas como gestão de riscos, investigação de fraudes estaduais, direito ou qualquer outra que precise acessar registros públicos, reconheça que você é um cliente de dados.

Como cliente de dados, você tem o papel de garantir a obtenção de dados relevantes e de qualidade. E a melhor maneira de conseguir isso, diz Redman, é articular adequadamente suas necessidades; e não seus requisitos. Mas qual a diferença entre necessidades e requisitos?

Considere o exemplo de Redman sobre a necessidade de um consumidor médio por um para-brisa de carro de qualidade. Em vez de delimitar especificações como "precisamos que o vidro seja polarizado, 0,17 milímetros de espessura, temperado por 40 horas em um forno Thermaflex de 800 graus... ", o consumidor fala sobre o que eles precisam que o vidro faça. Por exemplo: “precisamos ser capazes de ver em todos os tipos de clima. Queremos estar seguros. Não queremos ser cegados pelo sol ... ". Ou seja, nas palavras de Redman, “é trabalho do fabricante resolver os requisitos para produzir e instalar um para-brisa que atenda a suas necessidades”.

Para usuários de registros públicos, isso significa fazer parceria com fornecedores de dados respeitáveis, que forneça informações confiáveis para ajudar na tomada de decisões, ao invés de gastar seu precioso tempo caçando vários registros de diferentes fontes e examinando tudo para encontrar o que você precisa. O que nos leva ao nosso próximo conselho importante.

Gerencie ativamente seus fornecedores de dados

Há uma diferença entre criadores e fornecedores de dados. Redman afirma que os criadores de dados são “qualquer pessoa que preencha um formulário, alimente um banco de dados, elabore um relatório de gerenciamento ou tome uma decisão”. Os fornecedores de dados são “pessoa ou grupo através do qual você obtém os dados necessários. Um fornecedor pode ser um criador de dados, mas nem sempre será assim”. Com base em suas definições, os fornecedores de tecnologia de registros públicos como a Thomson Reuters podem ser classificados como fornecedores de dados.

Sem dizer isso explicitamente, Redman também reconhece que os usuários de registros públicos geralmente precisam de dados “criados por muitos grupos diferentes e acessados por intermediários". Ele aconselha que, se você obtiver dados "através de um fornecedor de dados contratado, geralmente deverá esperar que ele trabalhe com o criador de dados em seu nome ".

Para gerenciar efetivamente um fornecedor de dados, Redman recomenda que você exija que eles:

1. “Avaliem a qualidade dos dados que fornecem”. Para provedores de registros públicos, isso significa que seu provedor deve poder provar que os dados que ele fornece a você são oportunos, precisos, relevantes e de fontes confiáveis.

2. “Identifiquem e eliminem as causas principais dos erros”. Redman acrescenta que “a maioria dos dados está em péssima forma… resolver esses problemas é o desafio de gerenciamento atual”. E quando se trata de provedores de registros públicos, os erros nos dados que eles fornecem podem se originar de inúmeras fontes, incluindo a dependência de bancos de dados desatualizados e fontes irrelevantes, bem como a falta de acesso a registros acima do nível local ou estadual. Os melhores provedores tomam medidas para maximizar a entrega de dados sem erros, utilizando registros de fontes respeitáveis (ou seja, pode haver uma grande diferença entre o nome de um indivíduo em uma conta de mídia social e o de sua carteira de motorista) e garantindo um acesso ativo a fontes de registros públicos para garantir que você esteja recebendo as informações mais recentes.

3. “Ajude a fechar as fábricas de dados ocultas”. Redman descreve as fábricas de dados como soluções alternativas que as pessoas inventam para compensar os dados de má qualidade que recebem de seus fornecedores. Por exemplo, alguns pesquisadores de registros públicos recorrem aos mecanismos de pesquisa para pesquisas "rápidas" ou "fáceis". Isso pode introduzir dados de baixa qualidade no processo de tomada de decisão, que podem ter um efeito de bola de neve. Ao contrário dos provedores de alta qualidade, que possuem interfaces intuitivas e que tornam a pesquisa rápida e simples, incentivando os usuários a adotá-las.

Com isso, o gerenciamento de fornecedores de dados não deve monopolizar seu tempo. No entanto, se você não estiver recebendo resultados de qualidade, é hora de assumir o comando. Como cliente de dados, é seu direito e responsabilidade garantir que seus fornecedores de dados entendam suas necessidades e atendam a suas expectativas.

 

 

 

 

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