Entenda os benefícios de investir em automação de contratos

A gestão de contratos é uma das atividades mais recorrentes e críticas em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Desde a elaboração até o encerramento dele, são várias as etapas que exigem atenção, controle de prazos, revisão de cláusulas e conformidade com normas legais e regulatórias.

E, como produtividade, segurança jurídica e agilidade são diferenciais competitivos, a automação nesse processo deixou de ser uma tendência para se tornar uma necessidade.

Quer entender melhor a relevância dessa automatização e como ela pode acontecer de forma descomplicada? Então, é só continuar a ler este artigo.

O que é automação de contratos?

Basicamente, pode se definir esse processo de automação como o uso de tecnologia para tornar mais ágeis, padronizados e controláveis todos os procedimentos relacionados à criação, negociação e encerramento de contratos jurídicos.

Ou seja, ao contrário do que muitos acreditam, não se trata apenas de digitalizar ou assinar documentos eletronicamente. É um processo mais robusto, que envolve:

• Modelos contratuais padronizados com preenchimento automático de dados;
• Fluxos de aprovação configuráveis;
• Alertas de prazos e cláusulas críticas;
• Armazenamento centralizado com controle de acesso;
• Relatórios sobre status, desempenho e riscos contratuais;
• Integrações entre diferentes sistemas.

Portanto, a automação trata o contrato como um ciclo de vida completo, não apenas como um documento isolado.

Como funciona a automação de contratos na prática?

Para entender como funciona a automação de contratos, é importante visualizar cada etapa do ciclo desse tipo de documento como a tecnologia atua em cada uma delas.

Para começar, em vez de iniciar um novo padrão do zero em cada redação nova necessária, há ferramentas modernas que permitem a criação e armazenamento de versões com cláusulas padronizadas e variáveis dinâmicas.

Por exemplo: nome da parte contratante, valores, prazos, datas e condições podem ser inseridos automaticamente, reduzindo erros e retrabalho.

Além disso, existem aplicações que possibilitam que áreas não jurídicas também fiquem aptas a gerar contratos simples com base em modelos aprovados, garantindo agilidade e segurança jurídica ao mesmo tempo.

Outros atrativos no funcionamento da automação são:

Preenchimento automatizado e personalização

Ao integrar um sistema de automação a bases de dados, os contratos podem ser preenchidos automaticamente com informações atualizadas de clientes, fornecedores, valores e condições específicas. Isso evita duplicidade de cadastros, lapsos de digitação e inconsistências entre documentos.

Colaboração e aprovação

Em vez de enviar contratos por e-mail e esperar revisões manuais, um sistema de automação pode permitir colaboração simultânea entre diferentes partes, com registro de todas as alterações, comentários e aprovações.

Em alguns casos, fluxos de aprovação são simples de serem configurados conforme o tipo de contrato ou valor envolvido, com níveis hierárquicos definidos de forma clara.

Isso agiliza o processo e melhora a governança jurídica, evitando decisões isoladas ou fora da política interna.

Assinatura eletrônica integrada

Ela é um dos elementos famosos da automação, mas é importante ter em mente que ela participa disso como parte de um fluxo mais amplo. Plataformas completas permitem a integração com serviços de assinatura eletrônica, garantindo validade jurídica e rastreabilidade de todas as ações realizadas.

Armazenamento e gestão centralizada

Com a automação, é mais fácil deixar todos os contratos armazenados de forma segura e acessível em um repositório central. Isso é ótimo para buscas, auditorias, controle de versões e cumprimento de políticas de compliance.

Além disso, quando há o controle de acesso por perfil automatizado, isso garante que apenas as pessoas autorizadas possam visualizar ou editar determinados documentos.

Monitoramento de prazos e obrigações

A automação permite configurar alertas para prazos de vencimento, cláusulas de renovação automática, reajustes contratuais e obrigações específicas. Isso evita perdas financeiras por descumprimento ou esquecimento e garante que o jurídico tenha controle total sobre os contratos ativos.

Relatórios e indicadores

Por fim, sistemas de automação contratual modernos tendem a oferecer painéis de controle e relatórios com informações valiosas, como número de contratos ativos, tempo médio de aprovação, cláusulas mais alteradas e valores envolvidos, entre outras.

Esses dados apoiam decisões estratégicas e servem para demonstrar a performance da área jurídica para outras áreas da organização, por exemplo.

Quais os principais benefícios da automação de contratos?

A automação contratual traz vários ganhos diretos e mensuráveis para escritórios e departamentos jurídicos.

Um primeiro que costuma se destacar é a agilidade nos processos. O tempo necessário para criar, revisar, aprovar e assinar contratos diminui drasticamente. Em vez de dias ou semanas, documentos simples podem ser concluídos em poucas horas com todos os passos documentados e automatizados.

Outro atrativo é a redução de custos gerada por uma menor quantidade de retrabalho e horas dedicadas a tarefas repetitivas. Além disso, a tecnologia colabora para reduzir o tempo operacional da equipe jurídica e evita gastos com impressões e correios.

E ainda há vantagens extras, a exemplo de:

Aumento da segurança jurídica

Com modelos padronizados, controle de versões, registros de alterações e rastreabilidade completa, os riscos jurídicos diminuem. A automação garante que os contratos estejam sempre alinhados às políticas internas e normas legais vigentes.

Conformidade e governança

Com relatórios e controle centralizado, o jurídico tem mais visibilidade sobre os contratos em andamento, cláusulas críticas e obrigações em aberto. Isso favorece o compliance, reduz passivos ocultos e facilita auditorias internas ou externas.

Integração com outras áreas

Soluções de automação modernas se integram com áreas como compras, RH, financeiro e comercial. Isso reduz o atrito entre departamentos e melhora a comunicação.

Escalabilidade

Com o crescimento da operação, o número de contratos tende a aumentar. Essa tecnologia permite escalar a atuação do jurídico sem precisar aumentar a equipe na mesma proporção.

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Modelos automatizados de contratos com preenchimento inteligente, assinatura eletrônica integrada, controle de acesso com permissões detalhadas são apenas alguns deles.

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