5 atitudes simples para melhorar a gestão do seu escritório em 2019

Adaptado de 5 Simple Ways to Improve Practice Management, por Stacey Leeke para o Legal Insight

 

Não é segredo que o gerenciamento de boas práticas é a chave para um escritório eficiente, forte e lucrativo. Em contrapartida, hábitos e atalhos ruins podem, a médio e longo prazo, afetar negativamente as melhores práticas, culminando em lucros menores, maior risco, baixa reputação e funcionários estressados. Se isso soa familiar, as cinco etapas abaixo podem ajudar a colocar as coisas de volta nos trilhos e ter um 2019 mais leve, eficiente e produtivo. O futuro do Direito depende não apenas da eficiência dos profissionais, mas das suas capacidades de gestão jurídica, adaptação e de antecipação do Direito 2.0.

 

1. Corte custos desnecessários

Despesas desnecessárias representam lucros que poderiam estar indo para o seu bolso, mas, na prática, não estão. Monitorar ativamente as despesas em um determinado período é uma boa maneira de revelar áreas nas quais os gastos podem ser reduzidos ou eliminados por completo.

Solução: evite segmentar uma área específica ou grupo de trabalho. Tome uma abordagem metódica para examinar as despesas de cada departamento dentro da empresa, de forma holística. Tenha equilíbrio! Fazer um exame das despesas do escritório pela primeira vez não precisa resultar em uma série de restrições orçamentárias que impeçam os funcionários de realizar seus trabalhos adequadamente. Assegure-se de que quaisquer cortes de custos sejam sustentáveis a longo prazo.

 

2. Otimize estimativas de honorários e taxas com dados disponíveis

Uma das razões pelas quais muitos escritórios jurídicos resistem à transição para acordos alternativos de cobrança é que eles podem subutilizar projetos e perder honorários. Em paralelo, uma das principais causas de insatisfação do cliente tem sido o faturamento muito acima da cotação inicial. A solução? Assertividade na prática jurídica. Aprenda a precificar empregos com precisão.

Solução: A base de um bom plano de preços é entender o que o caso envolve, o nível de remuneração necessário para fazê-lo e quanto tempo levará. Em vez de confiar nas suas memórias da última vez em que um tipo semelhante de transação foi tratado, reserve um tempo para analisar dados concretos sobre as taxas de clientes anteriores, o tempo gasto e o quanto você chegou perto de entregar sua estimativa. Isso permite que advogados tenham mais confiança em suas estimativas e sejam assertivos com mais frequência.

 

3. Gerencie datas e prazos efetivamente

Uma das principais causas de pedidos de indenização profissional contra advogados é a falta de prazos. Na maioria dos casos, isso resulta de um sistema inadequado de agenda e lembretes. Deixar de gerenciar adequadamente as datas e o agendamento coloca uma empresa sob alto risco de responsabilidade devido à possibilidade de que as petições ou recursos não sejam arquivados dentro do prazo prescrito, que um prazo seja expirado ou que ocorram violações contratuais inadvertidas quando o tempo é essencial.

Solução: utilize um sistema de agenda eletrônica com alertas automatizados que seja acessível a toda a equipe e mantenha um banco de dados dedicado ao rastreamento de datas importantes. Além disso, considere a possibilidade de usar um software de gerenciamento jurídico que permita aos advogados criar fluxos de trabalho detalhados, exigindo que eles marquem cada etapa assim que concluída e ainda os avise se uma etapa não for concluída até uma determinada data.

 

4. Gerencie os fundos de clientes efetivamente

Devido à confiabilidade dos requisitos contábeis, o cheque de um cliente pode, muitas vezes, seguir um caminho confuso por meio dos livros contábeis de um escritório de advocacia. Portanto, manter registros administrativos e de faturamento é vital para garantir a conformidade com as regras profissionais legais e para criar transparência de taxas para os clientes.

Solução: gerencie sua conta de confiança com um software de contabilidade específico para o setor jurídico que permita registros fáceis de ler e funcionalidade simples de transferência de confiança. Isso impedirá que os fundos fiduciários de um cliente sejam retirados e que ofereça opções abrangentes de relatórios para auditoria.

 

5. Implemente um software para tornar a vida mais simples

Cuidar das primeiras quatro dicas pode ser um trabalho árduo para acompanhar se a sua empresa ainda está trabalhando em sistemas baseados em papel não integrados.

Solução: Facilite o gerenciamento de práticas usando uma solução abrangente de gerenciamento jurídico para automatizar seus processos. Isso pode permitir que sua empresa opere de forma mais eficiente e lucrativa, gerencie os riscos e cumpra sem esforço suas responsabilidades profissionais e contábeis.

A consistência é a chave para manter as melhores práticas, portanto lembre-se de que o comprometimento e as revisões regulares dos procedimentos de gerenciamento de prática podem ser um grande passo para tornar sua empresa uma escolha sábia para os clientes e um ótimo local de trabalho para os funcionários.

O ano está apenas começando, mas a energia de um novo ciclo, acompanhada de uma gestão consistente e efetiva, pode transformar profundamente a prática jurídica do seu escritório em 2019. Realizar as transformações digitais já no início do ano, pode impulsionar seu negócio jurídico para avançar num oceano azul de inovação tecnológica ao longo dos outros trimestres, uma vantagem valiosa em um ambiente com competitividade crescente.

 

 

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