Hackeie 2019: Otimize seu escritório para mais competitividade e qualidade de vida

Mais um ano começa e, como em todo novo ciclo, o início tem leveza e empolgação. Mas, sem um planejamento assertivo e as técnicas mais qualificadas para reduzir desperdícios, esforços improdutivos e fluxos desnecessários, esse ânimo não passa de janeiro. Sua gestão e planejamento permitem que seu ânimo de começo de ano se mantenha? Leia neste post os hacks necessários para se manter produtivo e engajado ao longo de 2019.

 

Vida simples e tecnologia podem ser sinônimos

O fluxo de processos, projetos, atividades e tarefas é imenso dentro das empresas. E as transformações no ambiente jurídico não param. Paralelamente, muitas coisas acontecem em um único espaço com diferentes profissionais e clientes envolvidos. Essa movimentação é ótima. O único porém é que o seu gerenciamento pode se tornar complexo e exaustivo.

A boa notícia é que agregar tecnologia às práticas no escritório ou departamento jurídico pode ajudar facilitando - e muito - as rotinas. Essa é uma das alternativas viáveis para garantir um 2019 mais leve e produtivo. Mais do que isso, é uma maneira de dar o primeiro passo para acompanhar a transformação digital que já está em curso.

Agora, a questão é: por onde começar essa jornada de transformação digital jurídica rumo à inovação? E como garantir que o planejamento seja seguido à risca e o ânimo de cumpri-lo seja mantido?

Conheça a seguir os benefícios de apostar nas novas tecnologias. Conhecendo as vantagens, ficará bem mais fácil manter a disposição e permanecer firme na execução do projeto de transformação digital do começo ao fim.

 

#1 Tecnologia no escritório: novas ferramentas para um 2019 melhor

A partir da identificação das demandas dos advogados do futuro e dos departamentos jurídicos, softwares de integração e gestão jurídica passaram a ser desenvolvidos. Esses softwares reúnem conteúdo qualificado para embasamento e pesquisa; integração com diversas bases; agenda compartilhada com notificações de andamento e ações necessárias; e controle de acesso, em compliance com a GDPR.

É fundamental aprender a identificar as oportunidades de melhoria de processos com a implantação de tecnologia no escritório. E, como dizia Peter Drucker, “a cultura come a estratégia no café da manhã”, ou seja, o viés comportamental é muito importante na mudança de paradigma nos escritórios.  Então, por onde começar? É o que será abordado no próximo tópico.

 

#2 Aprenda a hackear seu escritório

Você pode não ter identificado ainda, mas, na certa, existem muitos pontos do fluxo de atividades que podem, sim, ser melhorados. Para trabalhar com base neles e obter resultados mais positivos, é essencial aprender a ter um olhar mais crítico e, assim, diagnosticar as ineficiências operacionais ocultas.

O termo hack está ligado à ideia de reprogramar, e os hackers na cultura da computação são aqueles que conhecem um sistema profundamente, tirando vantagem de suas brechas e falhas – seja para invadir um sistema de modo malicioso ou para propor soluções rápidas e ágeis, inclusive de prevenção. Dessa ideia, surgiu no meio do empreendedorismo e das startups a ideia de growth hacking, uma metodologia que aprendizado por meio da tentativa e imersão no sistema em que se trabalha. E até no âmbito pessoal o termo ganha sentido: os life hacks são dicas de como hackear a rotina e os hábitos para uma maior performance e produtividade.

Como o Direito é um sistema, as técnicas de legal growth hacking podem ser aplicadas para otimizar o desempenho do escritório, evitar e diminuir falhas, levando a uma performance superior.

Essencialmente, a metodologia de growth hacking requer a adoção de determinadas técnicas que podem auxiliar no crescimento saudável de uma empresa. Com a tecnologia certa para o escritório, é possível criar gatilhos para aumentar a performance do seu time. A exemplo do uso de novas ferramentas de interação que podem garantir uma comunicação muito mais rápida e eficiente entre os membros da equipe e com os clientes.

A proposta de hackear os processos e melhorá-los dá tão certo que profissionais de Direito e Tecnologia criaram o movimento global Legal Hackers. O grupo conta com especialistas de diversas áreas que têm o compromisso de identificar problemas e oportunidades da área e criar soluções tecnológicas criativas que simplifiquem a prática do Direito otimizando resultados.

Somente você, na condição de especialista jurídico ou contábil, pode avaliar os processos, fluxos, agentes e hackear seu próprio escritório, identificando vulnerabilidades para otimizar o seu funcionamento.

 

#3 Como ir além: dicas para você fazer diferente na sua rotina

Para garantir um 2019 mais produtivo, além de hackear os processos, é importante adotar novos hábitos para otimizar a sua performance individual. Confira, a seguir, life hacks que podem fazer toda a diferença na sua rotina profissional.

 

        1. Otimize : de preferência, elabore-a na noite anterior e inclua os compromissos na agenda do seu software jurídico. Assim, você e os demais envolvidos podem ser avisados nos momentos de ação e ter visibilidade dos andamentos. Na hora de listar as atividades do dia, coloque-as em ordem de prioridade. Uma boa dica é separar as prioridades em A, B e C (da mais alta à mais baixa) e ter até três em cada grupo.

 

        2. Saiba gerenciar o seu telefone celular: considere-o como um facilitador e tome cuidado para não se tornar dependente dele. Considere:

        ● Desativar notificações e distrações desnecessárias, como por exemplo e-mail, notificações em push de aplicativos e de redes sociais;

        ● Ligar o "modo avião" ou "não perturbe" quando você precisa ser produtivo;

        ● Definir horários durante o dia para checar suas mensagens.

 

        3. Seja mais sustentável com o uso do seu tempo: com mudanças simples você pode otimizar seu tempo e ser mais produtivo. Pense em:

        ● Aprender a dizer não para atividades que não estejam alinhadas aos objetivos importantes e lucrativos;

        ● Minimizar o nível de perfeccionismo que você mesmo impõe pode acelerar a experimentação e, paradoxalmente, levar a resultados mais expressivos. Adote o padrão ‘bom o suficiente para ser aprovado pelo cliente’.

        ● Começar a delegar. Você não precisa fazer tudo sozinho. É bom ter em quem confiar para te ajudar.

 

        4. Crie uma rotina matinal: Quando você começa seu dia, você se concentra no que é importante. Uma rotina matinal capaz de garantir produtividade pode incluir: café, meditação, leitura inspiradora e anotações, inclusive sobre um aprendizado aprendido, coisas pelas quais você deve ser grato e o as principais atividades do dia.

 

        5. Movimente-se: essa não é apenas uma prática que leva ao bem-estar, mas também à produtividade. Quando praticados com regularidade, exercícios físicos trazem benefícios incríveis, como:

        ● Melhoria da saúde: com ganho de massa muscular; perda de peso e diminuição do estresse;

        ● Aumento da capacidade produtiva: já que os níveis de energia também aumentam.

        ● Melhoria do fluxo criativo: com a prática do exercício, a sua mente relaxa e fica mais fácil exercitar a criatividade e pensar em soluções para os problemas.

 

Mais produtividade na rotina do seu escritório

Diante das mudanças do mercado e na era da transformação digital, é cada vez mais urgente identificar oportunidades de incorporar a tecnologia no escritório. Contudo, muito além das estratégias para a empresa, também é fundamental mapear a necessidade da construção de novos hábitos. Afinal, o modo como você conduz suas atividades é outro fator que define a sua produtividade.

 

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