Orçamentos, Stakeholders e Demonstração de Sucesso: Administrando seu Departamento Jurídico como um Negócio – parte 1

Os escritórios de advocacia têm notoriamente lutado para casar a prática de negócios jurídicos com a prática da lei, mas menos discutidos é como os departamentos jurídicos internos, pelas mesmas razões, muitas vezes lutam para se integrar em suas empresas como uma unidade colaborativa e eficaz do negócio.

Para funcionar como uma unidade de negócios, é importante que seu departamento jurídico gerencie uma cultura de colaboração, entenda os negócios de sua empresa e demonstre o sucesso de seu departamento dentro da companhia. Liderar um escritório de advocacia, em sua essência, é estar no mundo dos negócios e, por isso, exige mensurações de resultados, cruciais para determinar o sucesso da empresa.

A seguir, uma lista das principais formas de ajudar você e seu departamento jurídico a se integrarem à sua empresa para funcionar mais como uma unidade de negócios:

 

GERENCIAR A CARGA DE TRABALHO DO SEU DEPARTAMENTO

Como em qualquer unidade de negócios de uma empresa, uma determinação inicial de como alocar recursos, avaliar o desempenho e estabelecer o sucesso não pode ser feita, a menos que a totalidade do trabalho em seu departamento seja capturada e compreendida. Isso pode parecer uma tarefa fácil, mas sem uma maneira sistemática de rastrear projetos internos e o que o advogado externo está trabalhando, um departamento jurídico - grande ou pequeno - pode perder a noção de todo o trabalho jurídico que está sendo feito. Uma vez que você souber que trabalho está sendo feito e por quem, ele permitirá que você comece a priorizar projetos e alocar recursos de acordo para permitir que sua força de trabalho seja tão eficiente quanto pode ser.

No caso de departamentos jurídicos, rotinas estruturadas são fundamentais para uma atuação mais eficiente e estratégica. Leia: Eficiência na rotina judiciária em departamento jurídico: como conseguir, e descubra como ganhar eficiência na gestão jurídica.

 

CONHEÇA SUA DESPESA E UTILIZE ORÇAMENTOS

A pergunta mais básica que uma parte interessada pode fazer a qualquer unidade de negócios é "Qual é o seu gasto?". Seja o último ano fiscal, neste ano fiscal ou neste trimestre, todas as unidades de negócios devem saber a resposta a essa pergunta. No entanto, pergunte a um departamento jurídico e a resposta mais comum que você ouvirá é: “Não faço ideia”. A próxima pergunta básica é “Como esse gasto se compara às expectativas?” Para determinar isso, um departamento jurídico deve ter um orçamento ou uma maneira para medir os gastos esperados. Há muitas maneiras de orçamentar para questões jurídicas: em uma base por assunto, por unidade de negócios que gera o trabalho, por grupo de prática ou até mesmo em um nível de departamento. Independentemente de qual tipo de orçamento é usado, uma unidade de negócios jurídicos não pode determinar se recebeu um bom valor pelo dinheiro gasto se não houver expectativa do que deve ser gasto em um determinado período de tempo.

 

ENTENDER O QUE O SUCESSO SIGNIFICA PARA SEUS STAKEHOLDERS

Para alcançar o sucesso, um departamento jurídico deve, em primeiro lugar, determinar quem são as partes interessadas, ou seja, quem determina o sucesso. Em um departamento jurídico, o CFO, o CEO ou o Conselho de Administração podem ser partes interessadas que, no passado, poderiam ter apenas se interessado pela taxa de resultados bem-sucedidos, questões importantes cujos custos dispararam ou o status de um caso significativo de litígio. No entanto, cada vez mais, os departamentos jurídicos estão sendo solicitados a medir o sucesso não apenas por esses padrões, mas também pelos parâmetros tradicionais das unidades de negócios, como: “Qual é o gasto total deste ano comparado ao ano passado? ; "Você está acima ou abaixo do orçamento projetado do departamento?"; “Como o departamento está reduzindo custos e aumentando a eficiência?”; e "Quais tendências jurídicas você está vendo em nosso trabalho jurídico e como devemos reagir?" Depois de entender como o sucesso está sendo medido pelas partes interessadas, o departamento jurídico pode acompanhar essas métricas.

 

DEMONSTRAR O SUCESSO DO SEU DEPARTAMENTO

Com as partes interessadas sendo devidamente identificadas e os fatores de sucesso conhecidos, a próxima pergunta é como o sucesso do departamento pode ser demonstrado? Saber que seu departamento jurídico está fazendo um ótimo trabalho não é suficiente. O diretor de vendas não pode simplesmente dizer ao CEO que a empresa teve um ano de vendas abundante, eles devem provar isso. Da mesma forma, seu departamento deve ter um método para rastrear e relatar com precisão as métricas de sucesso para suas partes interessadas. Uma maneira de demonstrar o desempenho é mostrando como suas conquistas se alinharam diretamente com as metas estratégicas estabelecidas (incluindo resultados de determinados assuntos) e gastam com o orçamento. Seja feito manualmente por meio de programas de planilhas ou por meio de um sistema de gerenciamento de departamento jurídico mais sofisticado, rastrear e relatar métricas de sucesso é um componente-chave para ser uma unidade de negócios jurídicos bem-sucedida.

Ao averiguar o desempenho do departamento a pergunta que fica é: qual métrica é a mais importante para administrar um departamento jurídico, de forma que demonstre seu valor às partes interessadas na empresa? Nesse white paper: As 10 principais métricas que o seu departamento jurídico deveria acompanhar, você confere a lista na íntegra!

 

AVALIAR O DESEMPENHO DO FORNECEDOR

Muito poucos departamentos em uma empresa, se houver, terceirizam tanto trabalho para fornecedores externos quanto o departamento jurídico, mas apenas departamentos jurídicos mais sofisticados revisam regularmente o desempenho de consultores externos e fazem mudanças com base nessas revisões. Se os gerentes de marketing contratassem uma agência de publicidade que criasse uma campanha publicitária cara mas mal-sucedida, eles substituiriam a agência ou arriscariam avaliações de desempenho insatisfatórias. Pela mesma razão, um departamento jurídico bem administrado deve revisar regularmente o desempenho de advogados individuais, bem como escritórios de advocacia como um todo, para obter um valor geral, a fim de garantir que eles obtenham o melhor e mais econômico serviço possível.

 

Acompanhe as demais dicas em: Inovação, Acordos de Taxas Alternativas, Conhecer o Negócio e o seu papel, Conexões pessoais e Gerenciamento de Projetos:  Administre seu Departamento Jurídico como um Negócio – parte 2.

 

 

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